Vorige

In drie stappen naar een succesvol vakantiebeleid

11 mei 2022 Marijke Beelen Werkgevers

Iedereen heeft wel eens nood aan vakantie. Wist je dat een voltijdse werknemer, die in een vijfdagenweek werkt, recht heeft op 20 wettelijke vakantiedagen? Toch als hij het jaar voordien ook voltijds in een vijfdagenweek heeft gewerkt. Vaak komen daar ook nog extralegale vakantiedagen en ADV-dagen bij. Als werkgever zet je best je vakantiebeleid op punt om te voorkomen dat je business continuity in gevaar komt. Je wilt immers vermijden dat iedereen op hetzelfde moment afwezig is, toch als je geen jaarlijkse collectieve vakantie inlast. Wil jij graag een succesvol vakantiebeleid in je organisatie? Volg dan deze stappen:

Leestijd: Later lezen?

Stap 1: collectief of individueel?

In de eerste plaats beslissen sectoren over de vakantiedagen. De sector kan tot 31 december beslissen over de vakantiedagen van het daaropvolgend jaar. Het klassieke voorbeeld van collectief verlof is het bouwverlof in de bouwsector. Als de sectoren hierover geen afspraken laten vastleggen in een Koninklijk Besluit, dan valt de beslissing voor collectief of individueel verlof op niveau van de onderneming.

Als de werkgever kiest voor collectief verlof, dan zijn er afspraken nodig met de ondernemingsraad. Hier staat geen einddatum op, maar de ondernemingsraad legt dit best zo vroeg mogelijk vast. Aangezien de sectoren kunnen beslissen tot 31 december, is januari een goed moment om duidelijke afspraken te maken. Natuurlijk mogen afspraken op ondernemingsniveau niet in tegenstrijd zijn met eventuele sectorale afspraken. In sectoren waar vooraf geweten is dat de sociale partners hierover niets vastleggen, mag dat gerust eerder zijn.

Als er geen ondernemingsraad is, dan moeten de afspraken met de syndicale delegatie gemaakt worden. Is er geen syndicale delegatie, dan is het een afspraak tussen werkgever en alle werknemers. In dat laatste geval wordt er in de praktijk vaak een bericht opgehangen. Als er geen protest is, dan wordt de vakantieplanning impliciet aanvaard.

Vergeet niet de data van de jaarlijkse collectieve vakantie op te nemen in het arbeidsreglement en een afschrift te bezorgen aan de regionale directie van de Arbeidsinspectie – Toezicht op de sociale wetten.

Als de werkgever kiest voor een individuele aanpak, dan moet de vakantieplanning en -opname altijd in wederzijds akkoord tussen werkgever en werknemer gebeuren. Meestal stelt de werknemer data voor, en geeft de werkgever daarna zijn akkoord (of niet).

Stap 2: Stel regels voor populaire vakantieperiodes

De populaire vakantieperiodes kunnen voor problemen zorgen. Denk maar aan de zomervakantie en de kerstvakantie. De vakantiewetgeving reikt werkgevers verschillende pistes aan om deze problematiek te vermijden. Je kan bijvoorbeeld voorrang geven aan ouders met kinderen tijdens schoolvakanties. Een andere oplossing is om een beurtrol op te zetten. Bijvoorbeeld: In 2022 mag persoon A eerst kiezen, gevolgd door persoon B en daarna persoon C. In 2023 mag persoon B eerst kiezen, gevolgd door persoon C en persoon A. Enz. De reglementering bepaalt ook dat elke werknemer recht heeft op een aaneengesloten periode vakantie van 2 weken voor volwassenen (en 3 weken voor minderjarigen) tussen 1 mei en 31 oktober.

Je kan ook een minimumbezetting eisen (eventueel per team) in je organisatie. Om alles in goede banen te leiden, kan er een jaarplanning opgesteld worden (op teamniveau), zodat iedereen elkaars vakantieplanning ziet en erop kan inspelen (een minimale bezetting respecteren, onderling data afspreken tussen collega’s…). Dat kan gemakkelijk via een Excel-document. Eenmaal die planning goed in elkaar zit, dan kunnen de werknemers hun verlof aanvragen bij de werkgever. Dat is beter dan wanneer de werknemer reeds officieel aangevraagde en goedgekeurde vakantie terug wil intrekken, want eenmaal goedgekeurd is de werkgever niet verplicht terug te komen op een aanvraag. Dat moet opnieuw in wederzijds akkoord gebeuren.

Stap 3: Waak over de planning

Het tijdig opgebruiken van de wettelijke vakantiedagen kan een probleem zijn. Soms hebben werknemers op het einde van het jaar nog veel dagen op de teller. Het is nochtans wettelijk verplicht dat je werknemers al hun wettelijke vakantiedagen opgebruiken voor het einde van het jaar. Bij controle kan een niet naleving hiervan leiden tot boetes. 

Een overschot aan wettelijke vakantiedagen op het einde van het jaar kan je gemakkelijk vermijden. Onze tip? Plan in september een moment in waarop je de vakantieplanning van je werknemers bekijkt. Zijn er werknemers die nog te veel dagen hebben staan, bijvoorbeeld meer dan twee weken? Dan breng je hen hiervan schriftelijk op de hoogte. Vraag hen om hun verlofdagen zo snel mogelijk in te plannen, zodat hun teller op nul staat op het einde van het jaar. Het is belangrijk dat je als werkgever kan bewijzen dat je je werknemers verwittigd hebt en hen de kans hebt gegeven tijdig hun verlof op te nemen. Hiervoor laat je best een brief ondertekenen voor ontvangst. Voor de werknemers zelf zal dat een trigger zijn om werk te maken van hun vakantieplanning zodat er tegen het einde van het jaar geen problemen zijn.

Ontdek alle voordelen van ESS

Met de geïntegreerde Employee Self Service tool voeren je medewerkers hun afwezigheden zelf in via een mobiele app op hun smartphone of tablet. Het resultaat zie je meteen in een overzichtelijke kalender. Je personeel voelt zich meer betrokken. En jij hebt minder werk, want de gegevens stromen meteen door naar je payrolltool die ze automatisch verwerkt. Win-win.

Ontdek Acerta Connect ESS

Deel dit artikel

acerta-marijke-beelen.png

Geschreven door Marijke Beelen

Juridisch adviseur bij Acerta

Gerelateerde artikels

Wat verandert er in juli voor werkgevers?
Werkgevers

Wat verandert er in juli voor werkgevers?

28 juni 2022 Miet Vanhegen

De wet- en regelgeving verandert regelmatig, en dat heeft een invloed op jou als werkgever of op jouw medewerkers. Acerta geeft je daarom een overzicht van de sociaal-juridische wijzigingen die op de planning staan in juli 2022.

Lees meer
Op vakantie met de bedrijfswagen: veelgestelde vragen
Werkgevers

Op vakantie met de bedrijfswagen: veelgestelde vragen

23 juni 2022 Ellen Van Grunderbeek

De zomervakantie is in aantocht. Wat als je medewerker op vakantie vertrekt met zijn bedrijfswagen en… een ongeval heeft? Of hij wil een bagagerek installeren? En mag je medewerker zijn tankkaart in het buitenland gebruiken? Acerta beantwoordt enkele veelgestelde vragen.

Lees meer
Hoe vraag je tijdelijke werkloosheid aan na 1 juli 2022?
Werkgevers

Hoe vraag je tijdelijke werkloosheid aan na 1 juli 2022?

15 juni 2022 Nele Mertens

Het einde van de versoepelde procedure voor tijdelijke werkloosheid nadert met rasse schreden. Vanaf 1 juli 2022 kan je er als werkgever geen beroep meer op doen en zal de uitkering voor tijdelijke werkloosheid weer 65% van het geplafonneerd gemiddeld loon bedragen.

Lees meer