Vorige

In drie stappen naar een succesvol vakantiebeleid

26 januari 2021 Marijke Beelen Werkgevers

Iedereen heeft wel eens nood aan vakantie. Wist je dat een voltijdse werknemer recht heeft op 20 wettelijke vakantiedagen? Vaak komen daar ook nog extralegale vakantiedagen en ADV-dagen bij. Als werkgever zet je best je vakantiebeleid op punt om te voorkomen dat je business continuity in gevaar komt. Je wilt immers vermijden dat iedereen op hetzelfde moment afwezig is, toch als je geen jaarlijkse collectieve vakantie inlast. Wil jij graag een succesvol vakantiebeleid in je organisatie? Volg dan deze stappen:

Leestijd: Later lezen?

Stap 1: collectief of individueel?

In de eerste plaats beslissen sectoren over de vakantiedagen. De sector kan tot 31 december beslissen over de vakantiedagen van het daaropvolgend jaar. Het klassieke voorbeeld van collectief verlof is het bouwverlof in de bouwsector. Als de sectoren hierover geen afspraken vastleggen in een Koninklijk Besluit, dan valt de beslissing voor collectief of individueel verlof op niveau van de onderneming.

Als de werkgever kiest voorcollectief verlof, dan zijn er afspraken nodig met de ondernemingsraad. Hier staat trouwens geen einddatum op, maar de ondernemingsraad legt dit best zo vroeg mogelijk vast. Aangezien de sectoren kunnen beslissen tot 31 december, is januari een goed moment om duidelijke afspraken te maken. Natuurlijk mogen afspraken op ondernemingsniveau niet in tegenstrijd zijn met eventuele sectorale afspraken. In sectoren waar vooraf geweten is dat de sociale partners hierover niets vastleggen, mag dat gerust eerder zijn.

Als er geen ondernemingsraad is, dan moeten de afspraken met de syndicale delegatie gemaakt worden. Is er geen syndicale delegatie, dan is het een afspraak tussen werkgever en alle werknemers. In dat laatste geval wordt er in de praktijk vaak een bericht opgehangen. Als er geen protest is, dan wordt de vakantieplanning impliciet aanvaard.

Als de werkgever kiest voor een individuele aanpak, dan moet de vakantieplanning en -opname altijd in wederzijds akkoord tussen werkgever en werknemer gebeuren. Meestal stelt de werknemer data voor, en geeft de werkgever daarna zijn akkoord (of niet).

Stap 2: Stel regels voor populaire vakantieperiodes

De populaire vakantieperiodes kunnen voor problemen zorgen. Denk maar aan de zomervakantie en de kerstvakantie. De vakantiewetgeving reikt werkgevers verschillende pistes aan om deze problematiek te vermijden. Je kan bijvoorbeeld voorrang geven aan ouders met kinderen tijdens schoolvakanties. Een andere oplossing is om een beurtrol op te zetten. Bijvoorbeeld: In 2020 mag persoon A eerst kiezen, gevolgd door persoon B en daarna persoon C. In 2021 mag persoon B eerst kiezen, gevolgd door persoon C en persoon A. Enz. De wetgeving stelt trouwens ook dat elke werknemer recht heeft op een aaneengesloten periode vakantie van 2 weken voor volwassenen (en 3 weken voor minderjarigen) tussen 1 mei en 31 oktober.

Je kan ook een minimumbezetting eisen (eventueel per team) in je organisatie. Om alles in goede banen te leiden, kan er een jaarplanning opgesteld worden (op teamniveau), zodat iedereen elkaars vakantieplanning ziet en erop kan inspelen (een minimale bezetting respecteren, onderling data afspreken tussen collega’s…). Dat kan gemakkelijk via een Excel-document. Eenmaal die planning goed in elkaar zit, dan kunnen de werknemers hun verlof aanvragen bij de werkgever. Dat is beter dan wanneer de werknemer reeds officieel aangevraagde en goedgekeurde vakantie terug wil intrekken, want eenmaal goedgekeurd is de werkgever niet verplicht terug te komen op een aanvraag. Dat moet opnieuw in wederzijds akkoord gebeuren.

Stap 3: Waak over de planning

In 2020 was het tijdig opgebruiken van de wettelijke vakantiedagen een probleem. Vanwege het coronavirus, hadden veel werknemers hun vakantie uitgesteld, waardoor er op het einde van het jaar nog veel dagen op de teller stonden. Het is nochtans wettelijk verplicht dat je werknemers al hun wettelijke vakantiedagen opgebruiken voor het einde van het jaar. Bij controle kan een niet naleving hiervan leiden tot boetes. Er is echter een eenmalige uitzondering op deze wet: in de zorgsector werd er onlangs besloten dat werknemers hun vakantiedagen toch mogen overdragen naar 2021.

Een overschot aan wettelijke vakantiedagen op het einde van het jaar kan je gemakkelijk vermijden. Onze tip? Plan in september een moment in waarop je de vakantieplanning van je werknemers bekijkt. Zijn er werknemers die nog te veel dagen hebben staan, bijvoorbeeld meer dan twee weken? Dan breng je hen hiervan schriftelijk op de hoogte. Vraag hen om hun verlofdagen zo snel mogelijk in te plannen, zodat hun teller op nul staat op het einde van het jaar. Het is belangrijk dat je als werkgever kan bewijzen dat je je werknemer verwittigd hebt. Hiervoor laat je best een brief ondertekenen voor ontvangst.

Ontdek Acerta Connect Employee Self Service: de makkelijkste manier om verlofaanvragen te beheren

Dankzij Acerta Connect ESS kunnen je werknemers hun verlofopname, ziekteverlof, thuiswerkdagen etc. nu ook aangeven via hun smartphone. Handig en tijdbesparend!

Ontdek Acerta Connect ESS

Deel dit artikel

acerta-marijke-beelen.png

Geschreven door Marijke Beelen

Juridisch adviseur bij Acerta

Gerelateerde artikels

Loonmarge 2021-2022: wat staat er in het akkoord?
Werkgevers

Loonmarge 2021-2022: wat staat er in het akkoord?

06 mei 2021 Tom Dirix

De regering heeft een akkoord bereikt over de loonmarge voor 2021-2022. De sociale partners hadden eerder al de handdoek in de ring gegooid, waardoor de bal in het kamp van de regering lag. In dit artikel krijg je een overzicht van wat er precies in het akkoord staat.

Lees meer
Onderhandelingen loonmarge 2021-2022: de regering is aan zet
Werkgevers

Onderhandelingen loonmarge 2021-2022: de regering is aan zet

29 april 2021 Tom Dirix

De onderhandelingen voor het IPA verliepen bijzonder moeizaam. De vakbonden hebben aangekondigd niet meer verder te onderhandelen over de loonmarge, en dat betekent dat de regering nu aan zet is.

Lees meer
Waarom moeten meer werknemers belastingen bijbetalen in 2021?
Werkgevers

Waarom moeten meer werknemers belastingen bijbetalen in 2021?

29 april 2021 Marijke Beelen

In 2021 zullen er meer werknemers dan anders belastingen bij moeten betalen. De kans is groot dat ze jou, als werkgever, hierover vragen zullen stellen.

Lees meer