Vorige
Geüpdatet op 11 maart 2024

De aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector breidt uit

12 december 2023 Werkgevers
Miet Vanhegen

In december 2022 werd er al een verplichte aanwezigheidsregistratie voorzien voor alle onderhouds-en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen. Vanaf 1 januari 2024 treedt deze registratieverplichting (in principe) officieel in voege. Bekijk wat dit betekent voor jou als werkgever.

Update 11/03/2024: De inwerkingtreding van de aanwezigheidsregistratieverplichting wordt opnieuw opgeschoven naar 1 september 2024. Tot 31 december 2024 wordt een overgangsperiode zonder sancties ingesteld.

Leestijd: Later lezen?

Bestaande regelgeving

Er bestaat al een verplichte aanwezigheidsregistratie op werven waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag minstens 500.000 euro bedraagt (excl. BTW).

Enkele voorbeelden van dergelijke werken in onroerende staat zijn:

  • metsel- en betonwerken;
  • dakwerken;
  • schoonmaak- en onderhoudswerken;
  • elektriciteitswerken

Uitbreiding van de registratieverplichting vanaf 1 januari 2024

Wat verandert er?

Binnenkort zullen aankomst, vertrek en rustpauzes op de arbeidsplaats bij onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen ook elektronisch geregistreerd moeten worden en zal de registratieplicht ook uitgebreid worden naar alle bouwplaatsen (ongeacht de waarde) en naar alle natuurlijke personen (ongeacht hun status: werknemers, zelfstandige, gedetacheerde, (onder)aannemers, leerlingen, etc.)

Deze aanwezigheidsregistratie zorgt voor een verbetering van de veiligheid op de arbeidsplaats en gaat zwartwerk, schijnzelfstandigheid en uitbuiting tegen. Voor aannemers en onderaannemers betekent dit ook minder administratie rond de bekendmaking van de arbeidsuren.

Voor wie geldt de verplichting niet:

  • De publieke en particuliere sectoren die hun lokalen laten onderhouden door hun eigen schoonmaakpersoneel;
  • De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
  • Dienstencheque-bedrijven (aangezien hun opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren).

(Elektronisch) Registratiesysteem

De aanwezigheid zal geregistreerd moeten worden door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem of een andere registratiewijze. Het zal mogelijk zijn een andere registratiewijze te gebruiken indien deze registratiewijze gelijkwaardige waarborgen biedt als het bovenstaande registratiesysteem.

De waarborgen waaraan een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties moeten nog worden bepaald bij Koninklijk Besluit.

Wel is duidelijk dat de RSZ zelf een beveiligde elektronische applicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid ter beschikking moet te stellen van de personen voor wie de inschrijvingsplicht geldt. In dat kader wordt een nieuwe applicatie ontwikkeld, namelijk “Checkinandoutatwork”.

Onze partner GeoDynamics kan je via tooling ondersteunen met je aanwezigheidsregistratie, zodat deze effectief verloopt.

Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

Het registratiesysteem moet volgende gegevens registreren:

  • de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
  • het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
  • de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
  • de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
  • wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
  • datum en alle uren van vertrek en aankomst op de arbeidsplaats evenals de datum en alle begin- en einduren van rustpauzes op de arbeidsplaats

Verplichtingen van aannemers en onderaannemers

De wetgever voorziet een keten van verplichtingen tussen de verschillende aannemers en onderaannemers werkzaam op een werf.  Zo heeft een aannemer een aantal verplichtingen wat betreft de registratieplicht:

  • Hij moet het registratieapparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen op wie hij een beroep doet;
  • En hij moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer op wie hij een beroep, tenzij dat zij overeenkomen om beroep te doen op een andere gelijkwaardige registratiewijze.
  • Hij moet ervoor zorgen dat elke natuurlijke persoon die in zijn opdracht activiteiten verricht, het begin en het einde van zijn activiteiten op de arbeidsplaats evenals de rustpauzes registreert op het ogenblik dat deze activiteiten beginnen en dat ze eindigen;
  • Hij is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan zijn werknemers, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat;
  • Indien hij beroep doet op een zelfstandige, moet hij zich ervan vergewissen dat deze zelfstandige in het bezit is van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats.

Sancties?

De niet-naleving van de voorschriften en verplichtingen over deze aanwezigheidsregistratie worden opgenomen in het sociaal strafwetboek en worden, afhankelijk van de overtreding gesanctioneerd met een sanctie van niveau 1 of niveau 3 (dit is een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 euro), vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.

Inwerkingtreding?

De datum van inwerkingtreding van deze maatregel moet nog bepaald worden bij Koninklijk Besluit. De wet bepaalt dat deze nieuwe regelgeving uiterlijk ingaat op 1 januari 2024. Het is de bedoeling om de registratie pas effectief verplicht te maken als beide registratiemogelijkheden operationeel zijn.

Update 11/03/2024: De aanwezigheidsregistratieverplichting zal pas vanaf 1 september 2024 in werking treden. De onlinedienst Check In and Out at Work is wel beschikbaar vanaf 1 januari 2024. Medewerkers kunnen hun schoonmaakactiviteiten reeds registreren vanaf die datum, maar de effectieve verplichting om deze activiteiten te registreren, geldt vanaf 1 september 2024. Er zal een overgangsperiode plaatsvinden zonder sancties. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld

Geen enkel detail missen rond deze uitbreiding?

Lees dan zeker het volledige artikel en blijf steeds up to date van alles sociale-en juridische veranderingen.

Meer informatie

Deel dit artikel

Geschreven door Miet Vanhegen

Juridisch adviseur

Gerelateerde artikels

Werkgevers

Loontransparantie: van richtlijn naar beleid

24 mei 2024
Dries Rutten

Binnen anderhalf jaar treedt de Europese richtlijn in werking. Wat betekent dit concreet voor bedrijven en hoe transparant zijn werkgevers vandaag al?

Lees meer
Werkgevers

Noodweer en overstromingen: wat moet je weten als werkgever?

22 mei 2024
Dries Rutten

Hevige regenval teistert ons land met overstromingen en wateroverlast tot gevolg. Misschien voel je dit ook in jouw werkorganisatie? We zetten op een rij welke mogelijkheden er zijn om met de gevolgen van het noodweer om te gaan.

Lees meer
Werkgevers

Hoe de (zomer)vakantie goed organiseren?

22 mei 2024
Marijke Beelen

De zomervakantie kondigt zich aan en dat betekent dat agenda’s op elkaar moeten worden afgestemd. Hoe pak je dat als werkgever het beste aan? Welke soorten afwezigheid kunnen werknemers opnemen?

Lees meer