Een uittreksel uit het strafregister bij je sollicitant/werknemer opvragen: waaraan moeten ook publieke werkgevers zich houden?

Het begrip “persoonlijke levenssfeer” is een moeilijk begrip ook al meent iedereen in het dagelijks spraakgebruik onmiddellijk te weten waarover het gaat. Het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers wordt geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR (General Data Protection Regulation) van 25 mei 2018. Elke organisatie moet kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelt en hoe de data gebruikt en beveiligd worden. Ook alle overheidsdiensten die persoonsgegevens verwerken, gebruiken, registreren of bewaren, moeten voldoen aan deze richtlijn. De beginselen van deze verordening werden geïntegreerd in de Wet van 30 juli 2018. 

Algemeen

• Centraal in de GDPR-regelgeving staan een aantal principes:
• Een rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van gegevens.
• De gegevens moeten juist zijn en zo nodig worden bijgewerkt. 
• De gegevens moeten volgens een afdoende veiligheidsniveau worden verwerkt door gebruik te maken van passende, technische en organisatorische maatregelen.
• De persoonsgegevens worden verkregen voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde en mogen niet worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met dit doeleinde. In grote organisaties moet een DPO (Data Protection Officer) aangesteld worden om dit te bewaken. Dit moet iemand zijn met een goede juridische kennis op het vlak van de gegevensbeschermingswetgeving, maar ook op het vlak van administratief recht. 
• Uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de vastgestelde doeleinden mogen verwerkt worden.
• De bewaartermijn van de gegevens is beperkt en is duidelijk vastgelegd. 

Gerechtelijke gegevens: principieel verbod tot verwerking. 

De GDPR-wetgeving voorziet bijzondere voorwaarden voor bepaalde soorten van persoonsgegevens die strenger zijn dan voor ‘gewone’ persoonsgegevens. De redenen hiervoor zijn het gevoelige karakter van de gegevens en de belangrijke risico’s die de verwerking van deze categorieën van gegevens kan inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.  Hieronder vallen de persoonsgegevens die betrekking hebben op de strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Voor deze gegevens geldt een principieel verbod tot verwerking.  Met verwerking bedoelt men ‘elke mogelijke bewerking die op de gegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, bewaren, gebruiken, wijzigen of meedelen’.  Een eenvoudige ontvangstmelding is al voldoende om te kunnen spreken van verwerking.

Uitzonderingen op het principieel verbod. 

Op het principiële verbod bestaan er evenwel heel wat uitzonderingen waarbij verwerking wel is toegestaan. Dit is onder meer het geval als dit noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend algemeen belang voor het vervullen van taken van algemeen belang die bij wet zijn vastgesteld.

De verwerkingsverantwoordelijke (de persoon die is aangewezen om de gegevens te verwerken) is verplicht om een lijst op te stellen van categorieën van personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens; ze zijn door een wettelijke, statutaire of evenwaardige contractuele bepaling gehouden om het vertrouwelijk karakter van deze gegevens in acht te nemen. 

In de praktijk

Er bestaat geen allesomvattende regelgeving; hier en daar bestaat er versnipperde regelgeving waarmee kan en in bepaalde gevallen moet rekening worden gehouden. 

• In de regel mag geen informatie worden gevraagd over het strafrechtelijk verleden van een werknemer. Het vragen van een uittreksel van het strafregister moet uiterst omzichtig worden benaderd; de werknemer is niet verplicht een uittreksel voor te leggen. Evenwel kan het voor een sollicitant/werknemer in bepaalde gevallen toch nuttig zijn om spontaan het uittreksel voor te leggen. Denken we bijvoorbeeld aan artikel 5 van het Besluit Rechtspositieregeling waarin aan kandidaten toegang tot een functie wordt gegeven als een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren en ze burgerlijke en politieke rechten genieten. Dit bewijs zal kunnen worden geleverd door het voorleggen van een uittreksel uit het strafregister. De werkgever zal er evenwel alleen kennis van nemen; het wordt gelezen en onmiddellijk teruggegeven (zonder het verder te verwerken). 
   
• Uitzonderingen op dit verbod moeten door de wet zijn voorgeschreven en passende waarborgen bieden voor de rechten en de vrijheden van de betrokkenen (bijvoorbeeld voor bepaalde gereglementeerde beroepen zoals een GAS-ambtenaar of gemeenschapswacht; de lijst met de meest voorkomende gereglementeerde activiteiten kan geraadpleegd worden op de website van de FOD Justitie).  Uittreksel strafregister | Federale overheidsdienst justitie

In de Vlaamse regelgeving moeten personeelsleden en bestuurders van woonzorgcentra een uittreksel uit het strafregister kunnen voorleggen dat bepaalt dat ze geen strafrechtelijke veroordelingen hebben opgelopen voor misdrijven die de Vlaamse Regering bepaalt. Deze verplichting kadert in de erkenning – en subsidiëringsnormen. 

Ook activiteiten die onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen vallen, zoals een begeleider in de buitenschoolse kinderopvang vallen onder de uitzonderingen. 

Wallonië legt gelijkaardige verplichtingen op voor personeelsleden die zijn tewerkgesteld in sectoren die zorgen voor kwetsbare personen.

De organisatie mag het uittreksel uit het strafregister niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de controle. Nadat de controle is verricht en de beslissing is genomen, moet de organisatie het uittreksel vernietigen.  Er mogen ook geen interne notities worden bijgehouden waarin de inhoud van het uittreksel wordt overgenomen.

De organisatie moet de passende maatregelen nemen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Zo moet de organisatie een lijst opstellen van de categorieën van personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun hoedanigheid ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens. De organisatie moet deze lijst ter beschikking houden van de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De organisatie moet ervoor zorgen dat de aangewezen personen door een wettelijke of statutaire verplichting, of anders door een evenwaardige clausule in hun contract, verplicht zijn om het vertrouwelijke karakter van de betrokken gegevens te respecteren.

De organisatie moet er ook voor zorgen dat ze naar de betrokkenen toe transparant is over de verwerking. Zo moet het duidelijk zijn voor de betrokkenen voor welk doeleinde zij het uittreksel uit het strafregister moeten voorleggen, en dat de persoonsgegevens na de controle in hun geheel worden vernietigd. Ook moet het duidelijk zijn tot wie zij zich moeten richten voor de uitoefening van hun rechten inzake de bescherming van hun persoonsgegevens.

Conclusie

De vraag of de werkgever een uittreksel uit het strafregister van een sollicitant of een werknemer mag opvragen en bewaren moet met de nodige omzichtigheid worden behandeld. 

De werkgever mag het uittreksel nadien alleen verwerken onder andere als dit noodzakelijk is voor redenen van zwaarwegend algemeen belang. In sommige sectoren is dit zeer strikt geregeld, in andere moet de vraag worden gesteld of het vragen van een uittreksel wel relevant is voor de aard van de functie.