Vrijwilligers: de maxima voor kostenvergoedingen in 2026 zijn bekend

2026 is het Internationaal Jaar van de Vrijwilligers voor Duurzame Ontwikkeling (IVY2026). Met deze campagne willen de Verenigde Naties de kracht van het vrijwilligerswerk in de verf zetten en de verschillende aspecten ervan belichten.

In onze wetgeving is een essentiële voorwaarde voor het statuut van vrijwilliger dat het vrijwilligerswerk onbezoldigd moet zijn. Dit wil zeggen dat een vrijwilliger geen loon mag verdienen. Kostenvergoedingen mogen wel, onder voorwaarden. Voor 2026 is het maximaal dagbedrag voor de forfaitaire kostenvergoeding vastgelegd op 44,02 euro en het maximaal jaarbedrag op 1.760,83 euro (en op 3.233,91 euro voor het verhoogd jaarbedrag). Wat betekent dit? We zetten het voor jou op een rijtje.

Definitie

Vrijwilligerswerk is elke activiteit die aan elk van de volgende voorwaarden voldoet:

• onbezoldigd;
• onverplicht;
• verricht ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel;
• ingericht door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht;
• niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een aanstelling als statutair personeelslid.

Onbezoldigd

Dit nieuwsbericht kadert in de eerste voorwaarde: het onbezoldigd karakter van vrijwilligerswerk.

Een vrijwilliger mag je niet betalen voor zijn werk. Wel mag je de kosten vergoeden die een vrijwilliger maakt bij het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. Op die kostenvergoedingen moeten geen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen worden betaald, maar alleen als je de regels naleeft.

Systemen van kostenvergoedingen

Er bestaan verschillende systemen om de kosten van je vrijwilligers te vergoeden:

• De gewone forfaitaire kostenvergoeding. Deze bedraagt in 2026 maximum 44,02 euro per dag en maximum 1.760,83 euro per jaar.
  • Voor bepaalde categorieën van vrijwilligers (je leest hier welke categorieën dat zijn): de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding. Deze bedraagt in 2026 eveneens maximum 44,02 euro per dag maar het maximaal jaarbedrag ligt hoger: 3.233,91 euro per jaar.
• De reële kostenvergoeding met bewijsstukken, waarbij je de werkelijk gemaakte kosten terugbetaalt.

Het systeem van de forfaitaire kostenvergoeding houdt in dat je de vrijwilliger vergoedt zonder dat de gemaakte kosten moeten worden bewezen. Je moet ook geen fiscale fiche opmaken. Wel moet je per kalenderjaar een “nominatieve lijst” bijhouden met daarop de vermelding van de betaalde kostenvergoedingen per vrijwilliger. De belastingadministratie en RSZ kunnen die nominatieve lijst opvragen. De belastingadministratie kan ook de bewijsstukken opvragen waarop de betalingen zijn gebaseerd. Wat je uitbetaalt aan kostenvergoedingen registreer je in de boekhouding of het kasboek (onder werkingskosten).

Een vrijwilliger mag de forfaitaire en reële kostenvergoedingen niet met elkaar combineren, ook niet als de vrijwilliger zich bij verschillende organisaties inzet. Per kalenderjaar moet een keuze worden gemaakt tussen ofwel de forfaitaire ofwel de reële kostenvergoedingen.

Overschrijding maximumbedragen

Als het (de) maximumbedrag(en) van de forfaitaire kostenvergoeding word(t)(en) overschreden, dan is de regel dat de betaalde vergoedingen onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen en belastbaar zijn. De vergoedingen moeten dan worden vermeld op een fiscale fiche. Dit geldt tenzij de vrijwilliger aantoont dat hij werkelijk kosten heeft gemaakt die hoger liggen dan de forfaitaire grensbedragen, en dat de reële kostenvergoedingen dus verantwoord zijn. De vrijwilliger moet hier dan wel het nodige bewijs voor leveren. En deze oplossing is alvast niet mogelijk voor wie bij een andere organisatie ook actief is als vrijwilliger en daar de forfaitaire kostenvergoedingen ontvangt.

Verplaatsingskosten

Als de vrijwilliger verplaatsingskosten maakt bij de verplaatsing naar en van de organisatie of in het kader van de vrijwilligersactiviteit, kan je als organisatie beslissen om deze verplaatsingskosten te vergoeden. Je bepaalt zelf het vergoedingstarief, maar je moet je wel houden aan de wettelijke maxima.

Ten eerste moet je rekening houden met de wettelijk vastgelegde maximumbedragen voor de kilometervergoeding:

• Fietsvergoeding: 0,37 euro per kilometer, met een maximum van 3.700 euro per jaar (geldig van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2026).
• Vergoeding voor het gebruik van een ander eigen vervoermiddel (als organisatie werk je ofwel met het jaarbedrag, ofwel met de kwartaalbedragen):
  • Jaarbedrag: maximum 0,4449 euro per kilometer (geldig van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026).
  • Kwartaalbedrag: maximum 0,4326 euro per kilometer (geldig van 1 januari 2026 tot en met 31 maart 2026).

Ten tweede moet je de wettelijke cumulbeperkingen naleven:

• Als je de vrijwilliger vergoedt volgens het systeem van de forfaitaire kostenvergoedingen, dan mag je de forfaitaire kostenvergoeding combineren met een kilometervergoeding maar je moet je houden aan de volgende beperking: je mag de verplaatsingskosten maar vergoeden ten belope van maximum 2.000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding voor het gebruik van een eigen vervoermiddel (ander dan de fiets; zie de bedragen hierboven).
  • Uitzondering: als de vrijwilligersactiviteit het regelmatig vervoeren van personen betreft, dan geldt deze limiet van 2.000 kilometer niet. Deze vrijwilligers mogen de forfaitaire kostenvergoeding (met de bovenvermelde maxima) combineren met een kilometervergoeding zonder beperking.
• Als je de vrijwilliger vergoedt volgens het systeem van de reële kostenvergoedingen, dan is de kilometervergoeding een specifieke vorm van reële kostenvergoeding. Er geldt dan geen beperking van het aantal vergoedbare kilometers.

Vraag je vrijwilliger in elk geval steeds een bewijs van de gemaakte vervoerskosten.

Meer lezen

Hier lees je meer over vrijwilligerswerk en kostenvergoedingen.

_^Bron:

• _{^{Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers, BS 29 augustus 2005}}
• _{^{Koninklijk besluit van 20 december 2018 tot verhoging van het jaarlijks kostenplafond, zoals bepaald in artikel 10, eerste lid van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers, voor bepaalde categorieën van vrijwilligers, BS 28 december 2018}}
• _{^{Tussentijdse administratieve instructies RSZ – 2025/4}}
• _{^{Circulaire nr. Ci.RH.241/509.803 van 5 maart 1999 en de addenda daarbij, www.fisconetplus.be}}