Werknemers op vakantie? Hiermee hou je best rekening!

De zomervakantie staat voor de deur: werknemers gaan binnenkort op vakantie of maken plannen om voor langere tijd in binnen- of buitenland te verblijven. Maar waarmee moet je als werkgever rekening houden wanneer je werknemer vakantie opneemt? In deze blog zetten we de belangrijke zaken op een rij, zodat jij en je werknemers een zorgeloze vakantieperiode tegemoet gaan. 

Uitje met de bedrijfswagen

Mogelijk trekt je werknemer er op uit met zijn bedrijfswagen. In dat geval moet hij de ondernemingsafspraken rond het gebruik ervan naleven. Met een duidelijke car policy bied je als werkgever een kader met (onder meer) afspraken rond wie de wagen mag besturen, wat bij schade of bij een ongeval, diefstal, maar ook rond de tank- en laadkosten in binnen- en buitenland. Ga dus zeker na of je car policy nog up to date is.

Telewerken op verplaatsing

Je werknemer mag zijn vakantieverblijf – in binnen- of buitenland – combineren met telewerk, op voorwaarde dat het telewerkbeleid van je organisatie dit toelaat. Wordt de werknemer normaal gezien meerdere dagen per week op kantoor verwacht en wordt daarvan afgeweken? Dan moeten daarover duidelijke afspraken worden gemaakt. De werknemer kan dit bovendien niet eenzijdig beslissen.

Werkt de werknemer op een andere locatie dan thuis, maar wel in België? Dan moet hij het telewerkbeleid naleven en heeft hij recht op de voorziene ondersteuning, een eventuele thuiswerkvergoeding en/of andere tussenkomsten. 

Wil je werknemer telewerken op een locatie in het buitenland? Ook daaraan zijn enkele regels verbonden. Dankzij het Europees kaderakkoord heeft grensoverschrijdend telewerk, onder bepaalde voorwaarden, geen impact op het op de werknemer toepasselijke sociale zekerheidsregime. 

Bij simultane tewerkstelling in meerdere EU-lidstaten heeft de werkgever ook de verplichting om een A1-verklaring toepasselijke sociale zekerheid aan te vragen voor de werknemer. Zo wordt bevestigd in welk land een werknemer sociaal verzekerd is. De werkgever moet het A1-document in toepassing van het kaderakkoord aanvragen bij de bevoegde overheidsdienst in het land waar de werkgever is gevestigd. Voor België is dat bij de RSZ.

En wat als je werknemer een ongeval heeft tijdens het structureel telewerken? 

• Wanneer een werknemer structureel van thuis uit werkt en een ongeval krijgt, wordt dat in principe beschouwd als een arbeidsongeval. Dit geldt op voorwaarde dat het ongeval plaatsvindt op de locatie(s) én het tijdstip die zijn vastgelegd in de telewerkpolicy van het bedrijf. 
• Is er geen specifieke regeling? Dan geldt dit vermoeden ook als het ongeval zich voordoet op de gebruikelijke telewerkplek (meestal thuis) en tijdens de normale werkuren. 

Belangrijk om weten: een ongeval dat een letsel veroorzaakt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst wordt vermoed te zijn gebeurd door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wordt beschouwd als arbeidsongeval, tenzij de vermoedens worden weerlegd.

Ziekte tijdens vakantie

Wordt je werknemer ziek vlak vóór of tijdens zijn vakantie? Dan kunnen de betrokken vakantiedagen worden omgezet in ziektedagen. Zo gaan die vakantiedagen niet verloren en kan je werknemer ze later opnemen. Bovendien heeft je werknemer recht op gewaarborgd loon. Werknemers die aan het einde van het jaar nog steeds ziek zijn, mogen de nog overblijvende dagen overdragen naar de komende 24 maanden. 

Wil je werknemer hier gebruik van kunnen maken, moet hij wel voldoen aan volgende verplichtingen:

• Hij brengt de werkgever onmiddellijk op de hoogte van zijn verblijfplaats indien hij zich niet op zijn thuisadres bevindt (bijvoorbeeld als hij in het buitenland is). Dat mag zowel telefonisch als via e-mail.
• Hij moet een medisch attest bezorgen aan de werkgever, zelfs als het arbeidsreglement of een cao dat normaal gezien niet verplicht – en ook als het om de eerste dag van arbeidsongeschiktheid gaat. Is er sprake van overmacht (bv. een ziekenhuisopname)? Dan moet het attest binnen een redelijke termijn worden ingediend.
• Wil de werknemer zijn vakantie meteen na zijn ziekteperiode opnemen (dus aansluitend op de oorspronkelijk geplande vakantie), dan moet hij dat melden op het moment dat hij het medisch attest bezorgt. Let op: dit is een verzoek van de werknemer – als werkgever ben je niet verplicht om hiermee akkoord te gaan.

Indien de werknemer deze verplichtingen niet naleeft, kan hij zijn jaarlijkse vakantie niet behouden. De dagen die overlappen met de ziektedagen gaan dan verloren.

Kijk goed na of deze verplichtingen in je arbeidsreglement opgenomen zijn om je werknemers hierover correct te informeren. 

Gestrand op de vakantiebestemming

Wordt je werknemer onverwacht opgehouden op vakantie – denk bijvoorbeeld aan een vertraagde of geannuleerde vlucht óf extreem weer – dan kan het zijn dat hij pas later terugkeert dan gepland. In zulke gevallen bekijken werkgever en werknemer best samen hoe de situatie praktisch kan worden opgelost. Een overzicht van mogelijke oplossingen vind je hier.

Change of plans: vakantie uitstellen of intrekken

Het kan gebeuren dat een werknemer zijn geplande vakantie toch wil annuleren of verplaatsen naar een later moment, bijvoorbeeld door slecht weer op de bestemming of omwille van familiale redenen. Daarvoor is jouw toestemming vereist – en als werkgever ben je niet verplicht om op dit verzoek in te gaan. 

Omgekeerd geldt hetzelfde: je kan als werkgever niet eenzijdig beslissen om toegekende vakantiedagen te wijzigen. Veranderingen zijn enkel mogelijk als beide partijen ermee akkoord gaan. Zorg dus steeds voor een transparante en duidelijke communicatie rond vakantiedagen, zodat het voor alle partijen een zorgeloze zomerperiode wordt.