Tot voor kort was de aanduiding van een vertrouwenspersoon aanbevolen, maar niet verplicht. Er was enkel sprake van een verplichting tot aanstelling van een vertrouwenspersoon ingeval alle leden van het Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) hierom verzoeken. Hier komt binnenkort verandering in. Vanaf 1 december 2023 zal de aanstelling van een vertrouwenspersoon verplicht zijn onder bepaalde voorwaarden. We leggen je de op til zijnde wijzigingen uit.
Wie is de vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon is een van de gespecialiseerde sleutelfuncties in de onderneming waarop de werkgever kan vertrouwen om de preventie van psychosociale risico’s te verbeteren. Zo kan hij betrokken worden bij de uitvoering van de risicoanalyse en pleegt hij regelmatig overleg met de preventieadviseur psychosociale aspecten.
De vertrouwenspersoon heeft evenwel ook een adviserende en bemiddelende rol. Zo heeft hij een belangrijke eerstelijnsfunctie in de informele interne procedure, die toelaat dat er zonder formalisme en op vertrouwelijke wijze naar oplossingen kan worden gezocht.
Bovendien moet iedere nieuwe vertrouwenspersoon binnen de twee jaar na zijn aanstelling een opleiding van minstens 5 dagen volgen.
Van een aanbeveling naar een verplichting
De aanwijzing van een vertrouwenspersoon is op dit ogenblik niet verplicht, tenzij wanneer alle leden vertegenwoordigers van de personeelsleden binnen het CPBW hierom verzoeken. De wet diverse arbeidsbepalingen voorziet vanaf 1 december 2023 in een verplichte aanstelling van een vertrouwenspersoon. Deze verplichting is afhankelijk van het aantal werknemers dat de werkgever tewerkstelt.
- 50 werknemers of meer: verplichte aanstelling vertrouwenspersoon
Voor werkgevers met meer dan 50 werknemers zal het verplicht zijn om minstens één vertrouwenspersoon aan te stellen die tot het personeel van de werkgever behoort (ook al maakt de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uit van een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk).
De aanwijzing van de vertrouwenspersoon vindt plaats overeenkomstig de wettelijk voorziene procedure en dit na voorafgaand akkoord van alle personeelsafgevaardigden in het CPBW.
- Minder dan 50 werknemers: geen verplichte aanstelling vertrouwenspersoon
De aanduiding bij werkgevers met minder dan 50 werknemers blijft evenwel verplicht wanneer alle leden van de vakbondsafvaardiging, of bij afwezigheid van deze laatste, alle werknemers hierom verzoeken.
- Stelt de werkgever in een onderneming met 20 of meer werknemers (en minder dan 50 werknemers) een vertrouwenspersoon aan, dan moet hij of zij verplicht deel uitmaken maken van het personeel van de onderneming indien de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zijn er minder dan 20 werknemers, dan moet de vertrouwenspersoon geen deel uitmaken van het personeel.
- Indien er geen vertrouwenspersoon werd aangeduid (een situatie die zich kan voordoen in ondernemingen met minder dan 50 werknemers), kan de preventieadviseur van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk deze opdrachten uitoefenen (behalve in ondernemingen met minder dan 20 werknemers waar de functie van preventieadviseur wordt uitgeoefend door de werkgever en behalve in geval de betrokkene zelf of alle leden van de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis, alle werknemers, hier niet mee akkoord gaan).
Let op: De contactgegevens van de vertrouwenspersoon moeten vermeld worden in het arbeidsreglement, alsook op een voor de werknemers gemakkelijk toegankelijke plaats (door middel van een aanplakking, via het intranet,…).
Sancties mogelijk
Ingeval een werkgever de verplichting tot aanstelling van een vertrouwenspersoon niet naleeft:
- wanneer hij 50 werknemers of meer tewerkstelt; of
- wanneer het CPBW hierom gevraagd heeft; of
- wanneer er geen vertrouwenspersoon is die deel uitmaakt van het personeel van de onderneming (in ondernemingen vanaf 50 werknemers of in ondernemingen vanaf 20 werknemers indien de preventieadviseur psychosociale aspecten extern is).
loopt de werkgever een risico op een strafrechtelijke sanctie van niveau 2 (hetzij een strafrechtelijke geldboete van € 400 tot € 4.000, hetzij een administratieve geldboete van € 200 tot € 2.000).
Bron: Wet van 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen, BS 23 november 2023