Afstand houden is momenteel de regel. Maar wat als je een (bijlage aan de) arbeidsovereenkomst wil laten ondertekenen door een (nieuwe) medewerker. Of wat als je een arbeidsovereenkomst wil beëindigen? Bovendien zijn er ook andere sociale documenten die je moet bezorgen aan je medewerkers. Op welke manier pak je dat het beste aan? Tegenwoordig kan er al veel elektronisch geregeld worden. Toch zijn er een paar regels en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je een overzicht.
Een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen is mogelijk, toch als beide partijen akkoord gaan en de elektronische ondertekening gebeurt door een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het gaat meestal om de ondertekening met een eID, maar er zijn ook andere manieren om gekwalificeerd te ondertekenen (bv. itsme®). Een gescande handgeschreven handtekening voldoet trouwens niet aan de vereisten.
Als je gebruikt maakt van die gekwalificeerde handtekening, dan wordt de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijkgesteld met een op papier ondertekende versie.
Wanneer je de arbeidsovereenkomst elektronisch afsluit, moet je ook een exemplaar van deze arbeidsovereenkomst elektronisch opslaan. Je mag de opslag zelf voor je rekening nemen, in afwachting van de uitrol van het wettelijk kader voor de elektronische archiveringsdiensten.
Je moet wel rekening houden met volgende regels:
Vooraleer je gebruik kan maken van de elektronische ondertekening van de arbeidsovereenkomst, moet je het arbeidsreglement aanpassen. Het arbeidsreglement vermeldt dan de rechten en plichten van je werknemer bij een elektronische ondertekende arbeidsovereenkomst, en vermeldt de gegevens van de externe archiveringsdienst.
Als je medewerker hiermee akkoord gaat, kan je ook bepaalde sociale documenten elektronisch bezorgen. Denk maar aan:
Het akkoord van je werknemer geldt minstens voor het lopend kalenderjaar en is jaarlijks opzegbaar. Bij een herziening geldt dan een papieren procedure.
Ook bij deze documenten geldt een bewaarplicht, zoals bij de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst, en zal je de documenten (extern) moeten archiveren.
De beëindiging van een arbeidsovereenkomst kan ook via elektronische weg. Wanneer je de opzeggingsbrief aangetekend verstuurt, kan je gebruik maken van een elektronische gekwalificeerde aangetekende zending. Ook een aangetekende e-mail is rechtsgeldig indien een gekwalificeerde elektronische verzendingsdienst tussenkomt.
Let wel, je ben niet verplicht de elektronische weg te volgen, en je kan jouw werknemer niet verplichten een elektronische verzending te ontvangen. In dat geval moet je de brief toch nog via de post aangetekend bezorgen.
In deze praktische opleiding leer je de meest voorkomende sociale documenten invullen en begrijp je de wetgeving achter elk sociaal document. Bovendien kan je de formaliteiten die gepaard gaan met deze documenten, accuraat naleven. Zo garandeer je de rechten van je medewerkers en kunnen ze rekenen op een correcte vergoeding door de juiste instanties.
Schrijf inRaadpleeg onze FAQ met up-to-date informatie over de veelgestelde vragen van werkgevers
Raadpleeg onze FAQKennelijk onredelijk ontslag voor contractanten in de overheid
Contractanten in de openbare sector zullen vanaf nu ook beschermd zijn tegen kennelijk onredelijk ontslag. Op 1 mei 2024 treedt deze wet in werking. Ontdek wat je moet weten als werkgever.
Lees meerDe verkiezingen komen eraan: wat moet er nog beslist worden?
In de aanloop naar de verkiezingen op 9 juni 2024 zijn er nog wat arbeidsdossiers die moeten afgewerkt worden en dus nog wat beslissingen die genomen moeten worden. Wat is de impact hiervan als werkgever?
Lees meerWat verandert er voor werkgevers in april 2024?
De wetgeving verandert aan een snel tempo en als werkgever is het belangrijk dat je op de hoogte blijft en weet welke wijzigingen een impact kunnen hebben op jouw organisatie. Wij lijsten alle belangrijkste wijzigingen op voor april 2024.
Lees meer
