Vorige

Wat zijn de regels bij een elektronische ondertekening van een arbeidsovereenkomst?

07 mei 2020 Ellen Van Grunderbeek Werkgevers

Afstand houden is momenteel de regel. Maar wat als je een (bijlage aan de) arbeidsovereenkomst wil laten ondertekenen door een (nieuwe) medewerker. Of wat als je een arbeidsovereenkomst wil beëindigen? Bovendien zijn er ook andere sociale documenten die je moet bezorgen aan je medewerkers. Op welke manier pak je dat het beste aan? Tegenwoordig kan er al veel elektronisch geregeld worden. Toch zijn er een paar regels en aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je een overzicht.

Leestijd: Later lezen?

Elektronische ondertekening van de arbeidsovereenkomst

Gekwalificeerd ondertekenen

Een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen is mogelijk, toch als beide partijen akkoord gaan en de elektronische ondertekening gebeurt door een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het gaat meestal om de ondertekening met een eID, maar er zijn ook andere manieren om gekwalificeerd te ondertekenen (bv. itsme®). Een gescande handgeschreven handtekening voldoet trouwens niet aan de vereisten.

Als je gebruikt maakt van die gekwalificeerde handtekening, dan wordt de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst gelijkgesteld met een op papier ondertekende versie.

Elektronisch opslaan & bewaarplicht

Wanneer je de arbeidsovereenkomst elektronisch afsluit, moet je ook een exemplaar van deze arbeidsovereenkomst elektronisch opslaan. Je mag de opslag zelf voor je rekening nemen, in afwachting van de uitrol van het wettelijk kader voor de elektronische archiveringsdiensten.

Je moet wel rekening houden met volgende regels:

  • Je werknemer moet altijd, en kosteloos, toegang hebben tot het gearchiveerde arbeidsovereenkomst.
  • Je moet de elektronische arbeidsovereenkomst altijd kunnen voorleggen aan de inspectiediensten.
  • Je moet de elektronische arbeidsovereenkomst tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bewaren. Drie maanden voor deze termijn afloopt, beslist je ex-werknemer wat ermee moet gebeuren. Nadien neemt Sigedis vzw de bewaring van je over.
Arbeidsreglement aanpassen

Vooraleer je gebruik kan maken van de elektronische ondertekening van de arbeidsovereenkomst, moet je het arbeidsreglement aanpassen. Het arbeidsreglement vermeldt dan de rechten en plichten van je werknemer bij een elektronische ondertekende arbeidsovereenkomst, en vermeldt de gegevens van de externe archiveringsdienst.

Elektronische verzending van sociale documenten

Als je medewerker hiermee akkoord gaat, kan je ook bepaalde sociale documenten elektronisch bezorgen. Denk maar aan:

  • de individuele rekening;
  • de loonbrief;
  • het tewerkstellingsattest;
  • het vakantie-attest;

Het akkoord van je werknemer geldt minstens voor het lopend kalenderjaar en is jaarlijks opzegbaar. Bij een herziening geldt dan een papieren procedure.

Ook bij deze documenten geldt een bewaarplicht, zoals bij de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst, en zal je de documenten (extern) moeten archiveren.

Contractbeëindiging via elektronische aangetekende zending

De beëindiging van een arbeidsovereenkomst kan ook via elektronische weg. Wanneer je de opzeggingsbrief aangetekend verstuurt, kan je gebruik maken van een elektronische gekwalificeerde aangetekende zending. Ook een aangetekende e-mail is rechtsgeldig indien een gekwalificeerde elektronische verzendingsdienst tussenkomt.

Let wel, je ben niet verplicht de elektronische weg te volgen, en je kan jouw werknemer niet verplichten een elektronische verzending te ontvangen. In dat geval moet je de brief toch nog via de post aangetekend bezorgen.

Opleiding: sociale documenten en elektronische aangifte sociaal risico (E-ASR)

In deze praktische opleiding leer je de meest voorkomende sociale documenten invullen en begrijp je de wetgeving achter elk sociaal document. Bovendien kan je de formaliteiten die gepaard gaan met deze documenten, accuraat naleven. Zo garandeer je de rechten van je medewerkers en kunnen ze rekenen op een correcte vergoeding door de juiste instanties.

Schrijf in

Heb je vragen bij de corona-maatregelen?

Raadpleeg onze FAQ met up-to-date informatie over de veelgestelde vragen van werkgevers

Raadpleeg onze FAQ

Deel dit artikel

Geschreven door Ellen Van Grunderbeek

Juridisch adviseur bij Acerta

Gerelateerde artikels

Extra werk? Vergeet het voorrangsrecht niet
Werkgevers

Extra werk? Vergeet het voorrangsrecht niet

29 mei 2020 Leen Smeets

Moeten je werknemers nu regelmatig extra werken? Of werf je zelfs nieuwe mensen aan? Houd dan rekening met de rechten van bepaalde deeltijdse werknemers.

Lees meer
Kernpunten debat ‘Veilig en gezond naar de werkvloer’
Werkgevers

Kernpunten debat ‘Veilig en gezond naar de werkvloer’

18 mei 2020 Kathelijne Verboomen

Al voor de derde keer organiseerde Acerta een online HR Crossroads debat. Deze keer rond het thema veiligheid en gezondheid op de werkvloer, met Marc Van Ranst als panellid. Lees hier de kernpunten.

Lees meer
Corona-ouderschapsverlof: wat je moet weten als werkgever
Werkgevers

Corona-ouderschapsverlof: wat je moet weten als werkgever

14 mei 2020 Annelies Bries

Het corona-ouderschapsverlof is goed nieuws voor ouders die werk en privé moeilijk kunnen combineren tijdens deze coronacrisis. Toch is het geen recht voor de werknemer. Alles wat je moet weten over het corona-ouderschapsverlof, lees je hier.

Lees meer