Wat je als werkgever moet weten over laadpalen en terugbetaling van elektriciteit

Elektrische bedrijfswagens zijn niet meer weg te denken uit het mobiliteitsbeleid van moderne werkgevers. Waar een tankkaart vroeger voldoende was, brengt elektrisch rijden vandaag nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe organiseer je het opladen van bedrijfswagens? En wat met de kosten en de fiscale behandeling? In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij. 

Opladen: verschillende opties

Werknemers kunnen hun bedrijfswagen opladen:

• Op kantoor (indien er laadpunten beschikbaar zijn)
• Thuis (met een eigen laadinstallatie, al dan niet via de werkgever ter beschikking gesteld)
• Via het publieke laadnetwerk

Werkgevers hoeven niet alle opties aan te bieden. Stem het aanbod af op de functie en de mobiliteitsbehoeften van je werknemers. Zo heeft een vertegenwoordiger mogelijk baat bij een laadpas voor publieke laadpunten, terwijl een werknemers met enkel woon-werkverkeer misschien voldoende heeft aan een laadpunt thuis en op kantoor.

Thuislaadpunt: een slimme investering?

Met de komst van de elektrische bedrijfswagens – die doorgaans een hogere aankoopprijs hebben – dreigt de Total Cost of Ownership van het bedrijfswagenpark drastisch te stijgen. Dankzij de gunstige fiscale behandeling van een elektrisch voertuig en de lagere CO²-bijdragen wordt deze meerkost wat getemperd, maar de installatie van een thuislaadpunt bij de werknemer blijft in veel gevallen een bijkomende kost om rekening mee te houden.

Een thuislaadpunt is geen verplichting, maar het biedt wel veel voordelen:

• Het verlaagt de drempel naar elektrisch rijden;
• Werknemers verliezen geen tijd aan publieke laadstations;
• Thuis laden is doorgaans goedkoper.

Goed om te weten: een laadpunt thuis, aangeboden door de werkgever in het kader van de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen, wordt niet beschouwd als een extra voordeel alle aard. Zowel de RSZ als de FOD Financiën beschouwen dit als inbegrepen in het voordeel van de bedrijfswagen.

TIP: Een laadpunt kan mee geleased worden met de wagen. Zijn de kosten te hoog? Overweeg dan een loonruil of cafetariaplan. Zo draagt de werknemer zelf bij via zijn brutoloon of eindejaarspremie. Let wel: een loonruil is niet altijd mogelijk én vereist een correcte juridische onderbouw. Raadpleeg je aanspreekpunt bij Acerta om samen te bekijken wat mogelijk is. 

Opgelet: Als de werknemer na afloop van de leasetermijn eigenaar wordt van het laadpunt, moet hij dit overkopen tegen de dan geldende marktwaarde. Gebeurt de eigendomsoverdracht gratis, dan moet op de payroll een voordeel alle aard worden geboekt, gelijk aan de marktwaarde van het laadpunt op dat moment.

Terugbetaling van elektriciteitskosten

De RSZ en de FOD Financiën laten toe dat laadkosten van een bedrijfswagen vrij van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen terugbetaald worden, op voorwaarde dat:

• De laadkost precies kan worden gemeten, los van het huishoudelijk verbruik.
• Enkel de werkelijke kost wordt vergoed.

Sinds begin 2025 mogen werkgevers voor de terugbetaling van de werkelijke elektriciteitskost een forfaitair tarief per kWh gebruiken. Dit tarief is gebaseerd op de CREG-tarieven van twee kwartalen eerder. Deze regeling, oorspronkelijk tijdelijk, werd via circulaire 2025/C/38 verlengd voor onbepaalde duur. Voor de gedetailleerde regeling verwijzen we naar deze blog.

Werkgevers die dat wensen, hebben uiteraard nog steeds de mogelijkheid om de werkelijk bewezen laadkosten van werknemers te vergoeden. Hoe kunnen de laadkosten van thuislaadpunten concreet vergoed worden aan werknemers? Twee werkwijzen zijn toegestaan:

• De werknemer bezorgt maandelijks (of volgens een andere afgesproken frequentie) een overzicht van de verbruikte kWh voor het opladen van de bedrijfswagen, zodat de werkgever de kost daarvan kan terugbetalen. Dit kan volgens de geldende procedure in de onderneming voor het terugbetalen van gemaakte onkosten. 
• Verschillende laadpuntproviders bieden echter ook aan om het verbruik van de laadinstallatie uit te lezen en de werknemers rechtstreeks te vergoeden voor de gemaakte kosten. De werkgever ontvangt nadien dan de factuur van de laadpuntprovider. 

Denk aan een car policy

Ook een car policy is essentieel bij de overstap naar elektrische mobiliteit. Zo moet je bijvoorbeeld nadenken over:

• Mag een privéwagen opgeladen worden via het bedrijfslaadpunt en/of via het thuislaadpunt?
• Wat gebeurt er bij misbruik van de laadpas?
• Sta je snelladers toe, en zo ja: onder welke voorwaarden?
• Hoe ga je om met ‘idle fees’?
• Welke veiligheidsvoorschriften gelden bij thuislaadpunten?
• Wie krijgt voorrang bij laadpunten op kantoor?
• Wat gebeurt er met het laadpunt bij verhuis of uitdiensttreding?