Devenir indépendant : à quels frais devez-vous vous attendre ?

Pour entrer directement dans le vif du sujet : devez-vous disposer d'un capital pour devenir indépendant ? La réponse est, dans de nombreux cas, non. Mais tout dépend du domaine dans lequel vous devenez indépendant. Ouvrir un magasin et prévoir un stock signifie un autre investissement que de se lancer en tant que consultant avec seulement un ordinateur portable à prévoir. Les freelances peuvent souvent démarrer avec un investissement relativement limité. 

Voici deux règles d’or sur le plan financier : 

• Calculez au préalable le montant dont vous avez besoin pour démarrer et vous en sortir les premières années. Anticipez des moments où les affaires iront moins bien ou des retards de paiement de clients. 
• Prévoyez une réserve suffisante « au cas où ». N’achetez donc pas immédiatement cet penthouse offrant une vue éblouissante et cette Tesla Model S. Laissez-vous de quoi rêver et fixez des objectifs à atteindre.

Dès que vous avez une bonne idée du domaine dans lequel vous souhaitez devenir indépendant, un comptable ou expert-comptable peut également vous aider à y voir plus clair sur le plan financier ; et à prendre des décisions, si vous avez encore des doutes. 

Dans de nombreux cas, vous n’avez pas besoin de capital pour devenir indépendant. Même pas pour constituer une SPRL (aujourd'hui SRL, société à responsabilité limitée). Auparavant, vous deviez prévoir un capital de départ de 18 550 euros au moins à cet effet, dont un tiers devait être versé sur un compte bloqué à la constitution. 

Cette obligation n’est plus d’actualité. 

En savoir plus sur le nouveau droit des sociétés depuis mai 2019 

Néanmoins, il reste impossible de commencer sans un sou en poche. En tant que freelance ou consultant débutant, vous devrez malgré tout engager quelques frais pour vous installer. Même si vous démarrez dans votre grenier avec une adresse Gmail, votre vieil ordinateur portable et des cartes de visite faites maison. 

Le nouveau droit des sociétés stipule que le patrimoine de départ d'une société à responsabilité limitée (SRL) doit être suffisant pour l’activité que vous comptez exercer. Dès lors, il est toujours question d'un apport, mais « la nature et l’ampleur » de celui-ci peuvent être déterminés librement. Vous devez cependant démontrer que vous pouvez tenir le coup pendant au moins deux ans. 

Tout cela doit être noté dans votre plan financier : la situation financière que vous décrivez dans votre business plan, avec une réponse à des questions comme : 

• quels revenus vous attendez, quand et par quels canaux ; 
• quels frais y sont liés : frais de démarrage, frais de fonctionnement, logement, mobilité, énergie, comptabilité, cotisations sociales, salaire, etc. ; 
• le montant dont vous avez besoin pour tenir le coup les premières années ; 
• les moyens propres dont vous disposez ;
• la somme que vous devez emprunter à la banque ou obtenir d’investisseurs. 

Aujourd'hui, ce plan financier revêt encore plus d'importance qu’auparavant. En vue de protéger les créanciers, des bénéfices ne peuvent être distribués qu’après un test de bilan et de liquidité. Dans la nouvelle SRL, outre du capital, vous pouvez apporter du travail et des connaissances.

Pour constituer une SA, un capital minimum de 61 500 euros à libérer entièrement est toujours requis. Découvrez ici comment constituer une SA 

Le capital ou patrimoine de départ peut provenir de vos propres économies, mais aussi d’autres sources, bien entendu. De sympathisants qui partagent votre vision, par exemple. Ou de membres enthousiastes de votre famille. Mais il vaut certainement aussi la peine de chercher quelles subventions et primes les divers pouvoirs publics (communaux, régionaux, fédéraux, européens...) ont prévu pour soutenir votre esprit d’entreprise. Chaque année, une grande partie de ces subventions reste intacte (quel dommage !). 

Vous pouvez également miser sur les réseaux sociaux et compter sur l’enthousiasme de vos followers pour rassembler un capital. Ne vous lancez pas aveuglément dans le crowdfunding tendance, mais informez-vous d’abord correctement et faites-vous aider (si nécessaire) pour créer une telle collecte en ligne. 

Où trouver du soutien financier lors du lancement de votre activité ? 

Cet article de blog vous guide dans le monde des possibilités de financement, du capital-risque, de l’aide publique, du crowdfunding...

Pour certaines activités, vous devez demander une ou plusieurs autorisations avant de pouvoir commencer. C’est le cas si vous ouvrez un cabinet en tant que kinésithérapeute, une boulangerie artisanale ou que vous vous lancez en tant que marchand de glaces, pour ne citer que trois exemples. 

Règle d’or : n’attendez pas trop longtemps pour vérifier de quelles autorisations vous avez besoin exactement. De cette manière, vous évitez les mauvaises surprises. 

Il s’agit peut-être d’un agrément, autorisation et enregistrement et/ou notification auprès de l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire, la SABAM ou d’autres instances. 

La carte professionnelle est une autorisation spéciale pour tout type d’activités. 

Vous n’êtes pas ressortissant de l’Union européenne, de la Norvège, de l’Islande ou du Liechtenstein ? Lorsque votre permis de séjour n’est pas illimité, vous devez demander une telle carte pour pouvoir devenir indépendant dans notre pays. 

En savoir davantage sur les types d’autorisations. Vous trouverez d’autres informations utiles sur Business Belgium. 

Prix des autorisations : variable. 

Acerta le vérifie pour vous et s’occupe de la demande de ces autorisations à votre place, si vous le souhaitez. Sur demande spéciale, nous recherchons également les documents requis. À votre service !

Pour commencer, vous devez répondre à quelques conditions de base. En outre, vous devez prouver vos connaissances de base en gestion d’entreprise et, dans certains cas, vos compétences professionnelles. Si vous vous inscrivez par notre intermédiaire, nous procédons à un contrôle gratuit. Conseils de starter inclus ! 

Prix : gratuit

109 euros. Cela suffit pour vous inscrire en tant qu’indépendant et faire vos premiers pas sous votre propre nom et votre numéro d'entreprise auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises, que vous souhaitiez démarrer dans une entreprise unipersonnelle ou une société. Vous avez besoin d'un numéro de TVA en plus ? Cela revient à un total de 176 euros (Excl. TVA). 

Vérifiez ici si vous êtes assujetti à la TVA

Prix : demande de numéro d'entreprise 109 euros (pas de TVA), activation du numéro de TVA 67 euros (+21 % de TVA).

Comment démarrer en tant que paramédical, journaliste ou dans une autre profession libérale ou intellectuelle ? 

Découvrez-le ici

Vous pouvez vous inscrire en tant qu’indépendant (en activité principale ou complémentaire) en chair et en os dans un des guichets d’entreprises Acerta (prenez rendez-vous), mais aussi en ligne >

Dépôt de l’acte auprès du tribunal de l’entreprise

Si vous constituez une société avec responsabilité limitée des associés (comme une SRL ou une SA), vous avez besoin d’un acte notarié. 

Il vaut mieux demander le prix de cette constitution à un notaire. 

Vous pouvez constituer une société à responsabilité illimitée (concrètement : une SNC ou une SComm) sans notaire, au moyen d'un acte sous seing privé. Vous le rédigez vous-même sur papier. Vous déposez ensuite une version abrégée de cet acte au greffe du tribunal de l’entreprise. 

Les mentions obligatoires dans un tel acte 

Prix : Acerta peut se charger de la publication au Moniteur belge pour vous et facture 442 euros (+21 % de TVA) pour ce faire. Ce montant comprend aussi les frais de dépôt au greffe du tribunal de l’entreprise.

Découvrez ici comment constituer une SNC (société en nom collectif), une SC (société coopérative) ou une SComm (société en commandite). 

Pour pouvoir déduire des frais professionnels de votre déclaration d’impôt, ils doivent :

• être en lien avec votre profession (en d’autres termes nécessaires pour faire tourner votre entreprise) ;
• avoir été consentis pour obtenir des revenus ;
• être prouvés par des factures et des reçus de TVA ; 
• avoir été effectués ou comptabilisés au cours de l'année durant laquelle vous obtenez des revenus.

Les dépenses effectuées à titre purement privé sont donc exclues. Les dépenses mixtes professionnelles/privées ne peuvent être prises en compte que partiellement. Il vous faudra un peu de temps pour vous y habituer. Tout un chapitre à aborder avec votre comptable ou expert-comptable ! 

Certains frais professionnels peuvent être déduits dans leur intégralité. Ceux-ci méritent votre attention totale, car plus vous pouvez déduire de frais, plus vous réduisez votre revenu imposable et moins d’impôts et de cotisations sociales vous allez payer. Exemples types : 

• frais de logement : du loyer et des intérêts hypothécaires au chauffage et à l’électricité ; 
• frais d’internet, de téléphone et de port ;
• site web pour votre activité ; 
• articles de bureau ; 
• frais comptables ; 
• les cotisations sociales et la PCLI (constitution de pension complémentaire) font également partie de cette catégorie.

Comptable ou expert-comptable 

Est-il obligatoire d’embaucher un comptable ou un expert-comptable ? Non. 

Vous avez toutefois l’obligation de tenir une comptabilité. Vous pouvez vous en charger vous-même ou déléguer cette tâche. Si vous lancez une entreprise unipersonnelle, une comptabilité simplifiée suffit. Si vous optez pour une société à responsabilité limitée (SRL), vous devez tenir une double comptabilité dans laquelle vous enregistrez l’ensemble des recettes et des dépenses. Plus votre entreprise est grande, plus les formalités comptables sont étendues. 

Vous pouvez trouver un comptable en ligne, mais le bouche à oreille constitue souvent la meilleure solution. 

Prix : dépend des tâches que votre comptable ou expert-comptable doit exécuter exactement. Discutez-en lors de votre entretien. 

De nombreux frais professionnels peuvent seulement être déduits en partie. Les frais de restaurant sont déductibles à 69 %, les cadeaux d’affaires à 50 % et le carburant à 75 %. 

Votre voiture peut également être partiellement déduite : 

• pour les entreprises unipersonnelles, il s’agit de 50 à 100 %, selon les émissions de CO₂. Si vous avez acheté votre véhicule avant le 1^er janvier 2018, il est déductible à 75 % au moins dans le cas d’une entreprise unipersonnelle.
• pour les sociétés, il est question de 50 à 100 %, selon les émissions de CO₂. 

La voiture électrique sort du lot : vous pouvez la déduire à 120 % ! Toutefois, vous devez agir rapidement, car ce taux passera à 100 % à partir de 2020. Le mode de calcul changera alors et, de ce fait, les pourcentages de déductibilité. Les déplacements domicile-lieu de travail sont déductibles forfaitairement à 0,15 euro/km. 

Un taux d’amortissement partiel par an s’applique pour les gros investissements comme une voiture ou un ordinateur. Un véhicule est généralement amorti sur cinq ans, de sorte que vous déduisiez 20 % des frais chaque année. Pour un ordinateur portable ou un smartphone, on applique un taux de 33 % par an, pour un local de travail 3 %.

En tant qu'indépendant à titre complémentaire, vous pouvez également déduire les dépenses liées à votre activité professionnelle. Une question que se posent de nombreux indépendants en activité complémentaire : qu’en est-il si ma maison est mon bureau ? Les frais de logement pour votre activité indépendante sont entièrement déductibles s'ils sont nécessaires à votre profession. Si vous disposez d'un lieu de travail distinct, il est donc intégralement considéré comme logement de votre entreprise. Vous travaillez de chez vous ? Dans ce cas, il est question d'un bâtiment à caractère mixte et un rapport entre la partie professionnelle et la partie privée est déterminé pour tous les frais de logement.

Vous êtes assujetti à la TVA ? Dans ce cas, votre démarrage constitue l’occasion idéale de vous mettre en ordre sur ce plan. Le principe : vous imputez la TVA à vos clients, vous pouvez la déduire pour vos propres dépenses/frais professionnels et vous versez le solde aux services de la TVA. 

Comment veiller à ce que votre TVA fonctionne comme une machine bien huilée. 

Cet article de blog sur la TVA peut également vous être utile.

Tout comme un employé, un indépendant doit payer des impôts. Tant pour les entreprises unipersonnelles que pour les sociétés, il est avantageux de payer les impôts dus à l’avance. Les acomptes ne sont pas obligatoires mais, si vous ne les faites pas, vous risquez une majoration d’impôt. Qu’en est-il exactement ?

En savoir plus sur les impôts (SPF Finances) 

Les cotisations sociales constituent une partie importante de vos frais professionnels (déductibles !). 

Vous les payez tous les trimestres. Ce faisant, vous constituez des droits à la sécurité sociale, comme une allocation de maternité et des titres-services pour une aide-ménagère après la naissance, une allocation de naissance et des allocations familiales, une allocation en cas d'incapacité de travail, un remboursement des frais médicaux en cas de maladie et d’accident, une pension, etc. 

À retenir : 

• les cotisations sociales sont calculées sur votre revenu professionnel net de l’année en cours. 
• en tant que starter, vous avez droit à un report de paiement pour vos deux premiers trimestres. 
• comme votre revenu net sera seulement connu effectivement après quelque temps, les trois premières années, vous payez des cotisations provisoires : 
  • soit calculées sur la base d'un revenu que vous avez estimé. 
  • soit calculées sur la base du minimum légal.
• si les revenus connus sont plus élevés les années suivantes, vous devrez payer un supplément de cotisations sociales par la suite.
• dès que votre revenu est effectivement connu (après deux à trois ans), une régularisation a lieu pour calculer le montant à payer en plus. 

Vous trouverez ici tous les montants actualisés (lien vers la page des barèmes)

Vous préférez éviter les mauvaises surprises ? Grâce aux conseils de votre caisse d’assurances sociales et/ou de votre comptable, vous pouvez déjà payer les cotisations correctes dès le début.

Vous trouverez plus d'informations sur le montant de vos cotisations sociales sur cette page

Si vous avez 65 ans ou une carrière de 45 ans, vous pouvez gagner des revenus supplémentaires sans limite. De plus, vous devez payer moins de cotisations sociales. Les conjoints aidants paient également moins.

Conseil : veillez à vous affilier à une caisse d’assurances sociales avant de vous lancer ! 

Prix : 

• l’affiliation à la caisse d’assurances sociales d’Acerta est gratuite.
• les frais de fonctionnement d’Acerta s’élèvent à 3,05 % (les plus réduits du secteur).
• les cotisations sociales dépendent de votre revenu.

Vous passez de salarié à indépendant ? 

Dans ce cas, vous souhaitez gagner plus que le salaire minimum, bien entendu. En tant qu'indépendant, vous ne verrez pas automatiquement un salaire mensuel apparaître sur votre compte. Quel est le salaire d’un indépendant par rapport à celui d'un salarié, quel salaire pouvez-vous vous verser dans une entreprise unipersonnelle ou une société ?  Et quels extras pouvez-vous gagner ? 

Quel niveau de rémunération pouvez-vous vous octroyer ? Cet article de blog vous l’explique simplement

Vos cotisations sociales vous permettent de constituer un filet de sécurité sociale. Mais vous pouvez vous protéger encore mieux, de manière à poursuivre votre activité le cœur léger. Acerta dispose de deux assurances pour les indépendants débutants. Si elles ne sont pas obligatoires, nous les recommandons vivement. 

• Une assurance revenu garanti - pour les périodes d’incapacité de travail ;
• Une pension complémentaire libre pour indépendants (PCLI). 

En savoir plus et découvrir le pack starter avantageux 

Prix : la conclusion d’une telle police est gratuite, il vous reste ensuite à verser les primes.