Vorige

Zo zorg je dat je btw-boekhouding in orde is

26 oktober 2018 Starters

Ook al ben je geen administratieve duizendpoot, btw-boekhouding is belangrijk. Waarom? Wel dit moet correct zijn als je jouw btw wilt terugvorderen.

Als btw-plichtige ben je een schakel in de inning van de belasting op toegevoegde waarde of btw. De btw wordt via facturen doorgerekend aan jouw klanten. Zelf heb je recht op btw-aftrek: je moet geen btw betalen op goederen of diensten die je aankoopt voor je zaak. Je kan de btw op jouw aankopen en investeringen aftrekken van de btw die je hebt ontvangen op jouw verkopen. Het verschil van deze twee is de belasting op de toegevoegde waarde. Als de terug te ontvangen btw groter is dan de af te dragen btw, keert de fiscus het verschil uit.

Leestijd: Later lezen?

Je ziet het op je afkomen: een hele papierwinkel!

Laten we alle administratieve stappen, die je in acht moet nemen, overlopen.

1. Activatie van je btw-nummer

Eerst en vooral moet je je btw-nummer activeren. De btw-administratie activeert je ondernemingsnummer als btw-nummer en voegt er de letters 'BE' aan toe.

Kijk goed na onder welk btw-tarief je valt en of je al dan niet een vrijstelling kan én wil aanvragen. Dit is van groot belang om de rest van je btw-administratie goed te organiseren.

2. Zorg voor correcte facturen

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van gemaakte en ontvangen facturen. Controleer ontvangen facturen, vraag indien nodig een correcte factuur aan je leverancier. Verzorg ook hier je administratie op en top!

Voorbeeld: een aannemer rekent 21% btw aan voor een renovatie van een oude woning, terwijl dat maar 6% mag zijn. Jij hebt dit niet gezien en betaalt 21% btw. Bij de btw-aangifte zal je maar 6% terug krijgen: ‘ten onrechte aangerekende btw is niet aftrekbaar’. Het maakt niet uit dat je 21% betaald hebt.

Je factuur vermeldt de volgende btw gegevens:

  • jouw eigen btw-nummer;
  • maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw;
  • btw-tarief: 6%, 12% of 21%, afhankelijk van je activiteit;
  • het totaalbedrag van de btw;
  • totaalprijs: inclusief btw.

Wat met btw-vrijstellingen of als je onder twee verschillende btw tarieven valt?

  • Marc is veearts en verkoopt ook dierenvoeding. Hij moet een factuur opmaken zowel voor behandeling van dieren (21%) als voor de verkoop van aangepaste veevoeder( 6%). Hij heeft 2 opties: of hij splitst alles mooi op en rekent verschillende btw-tarieven aan of hij maakt geen opsplitsing maar past het hoogste btw-tarief ( 21%) toe op de totaalprijs.
  • Jelle is kinesist maar heeft een bijzondere vrijstelling voor kleine ondernemingen aangevraagd, waardoor hij geen btw doorrekent. Hij is verplicht om op zijn factuur de volgende zin te zetten “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen“.

3. Een overzicht in je boekhoudkundige administratie.

Om een goed zicht te hebben in je boekhouding, hou je volgende administratie best gestructureerd bij:

  • aankoopboek, waarin je al jouw aankoopfacturen bewaart;
  • verkoopboek waarin je al jouw verkoopfacturen bewaart;
  • dagontvangstenboek, hierin hou je de verkopen zonder factuur bij;
  • bedrijfsmiddelen aankopen in functie van je bedrijf.

Zo zorg je er ook voor dat de fiscus jouw boekhouding niet in twijfel trekt.

Deze voorbereiding kan jouw boekhouder gebruiken om de volgende administratie op te maken:

  • De btw-aangifte, dit kan je maandelijks doen maar de meeste starters verkiezen om hun btw per kwartaal aan te geven. Je vult zowel de ontvangen btw ( verkoopfacturen) als de betaalde btw ( aankoopfacturen) in Het verschil tussen beide stort je door aan de btw-administratie. Het kan zijn dat je een decembervoorschot moet betalen, dit is afhankelijk van je btw-aangifte in het derde kwartaal. Is deze btw-aangifte positief dan betaal je geen voorschot anders wel.
  • Jaarlijkse klantenlisting of btw-listing is een lijst van alle Belgische btw-plichtige bedrijven, die klant waren bij jou voor meer dan €250,-. Voor 31 maart meld je voor elke klant de volgende zaken:
    • btw nummer;
    • totale omzet exclusief btw;
    • totale btw- bedrag.

Dankzij je dagontvangsten, aankoop- en verkoopboek krijg je een zicht op de ontvangen en de af te dragen btw.

Wil je de btw terugvorderen dan zijn hier nog 2 regels, die we je meegeven.

  1. Je kan enkel btw aftrekken als het over professionele aankopen gaat. De scheidingslijn is niet altijd zuiver. Je gebruikt je laptop of smartphone ook privé. Je mag zelf kiezen welk percentage je aangeeft voor beroepsmatig gebruik. Wees hier realistisch in want de fiscus controleert hier streng op. Soms heeft de btw-administratie bepaalde methoden om het beroepsgebruik te bepalen.
  2. Men spreekt ook van verworpen uitgaven, dit houdt in dat je de btw slechts gedeeltelijk of niet mag aftrekken. Bekijk dit goed met je boekhouder.

Deel dit artikel

Gerelateerde artikels

Waar moet je op letten bij het kopen van bedrijfsvastgoed?
Starters

Waar moet je op letten bij het kopen van bedrijfsvastgoed?

19 oktober 2021

Een fijn en spannend vooruitzicht, je eerste bedrijfspand kopen. Toch zijn er een aantal heel belangrijke zaken om op te letten alvorens je tot een aankoop overgaat. Wij zetten deze punten even op een rijtje, zodat je niet voor onwelkome verrassingen komt te staan.

Lees meer
Welke vennootschapsvormen zijn er – en wat kies jij?
Starters

Welke vennootschapsvormen zijn er – en wat kies jij?

14 oktober 2021

Wil je zelfstandige worden en weet je nog niet voor welke ondernemingsvorm te kiezen? In deze blogpost vind je de belangrijkste, van eenmanszaak tot en met naamloze vennootschap.

Lees meer
5 tips voor het vinden van de ultieme ruimte voor jouw onderneming
Starters

5 tips voor het vinden van de ultieme ruimte voor jouw onderneming

20 september 2021

Je hebt de sprong gewaagd en bent als zelfstandige aan de slag gegaan! Na een tijdje merk je echter dat je een locatie nodig hebt om je activiteiten naar behoren te kunnen uitoefenen. Dit kan een charmant handelspand zijn, moderne horeca, een kantoor voor jezelf en je medewerkers, een loods om voorraad in te stockeren of zelfs een volledig bedrijfs...

Lees meer