Zo zorg je dat je btw-boekhouding in orde is

Je ziet het op je afkomen: een hele papierwinkel!

Laten we alle administratieve stappen, die je in acht moet nemen, overlopen.

1. Activatie van je btw-nummer

Eerst en vooral moet je je btw-nummer activeren. De btw-administratie activeert je ondernemingsnummer als btw-nummer en voegt er de letters 'BE' aan toe.

Kijk goed na onder welk btw-tarief je valt en of je al dan niet een vrijstelling kan én wil aanvragen. Dit is van groot belang om de rest van je btw-administratie goed te organiseren.

2. Zorg voor correcte facturen

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van gemaakte en ontvangen facturen. Controleer ontvangen facturen, vraag indien nodig een correcte factuur aan je leverancier. Verzorg ook hier je administratie op en top!

Voorbeeld: een aannemer rekent 21% btw aan voor een renovatie van een oude woning, terwijl dat maar 6% mag zijn. Jij hebt dit niet gezien en betaalt 21% btw. Bij de btw-aangifte zal je maar 6% terug krijgen: ‘ten onrechte aangerekende btw is niet aftrekbaar’. Het maakt niet uit dat je 21% betaald hebt.

Je factuur vermeldt de volgende btw gegevens:

• jouw eigen btw-nummer;
• maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw;
• btw-tarief: 6%, 12% of 21%, afhankelijk van je activiteit;
• het totaalbedrag van de btw;
• totaalprijs: inclusief btw.

Wat met btw-vrijstellingen of als je onder twee verschillende btw tarieven valt?

• Marc is veearts en verkoopt ook dierenvoeding. Hij moet een factuur opmaken zowel voor behandeling van dieren (21%) als voor de verkoop van aangepaste veevoeder( 6%). Hij heeft 2 opties: of hij splitst alles mooi op en rekent verschillende btw-tarieven aan of hij maakt geen opsplitsing maar past het hoogste btw-tarief ( 21%) toe op de totaalprijs.
• Jelle is kinesist maar heeft een bijzondere vrijstelling voor kleine ondernemingen aangevraagd, waardoor hij geen btw doorrekent. Hij is verplicht om op zijn factuur de volgende zin te zetten “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen“.

3. Een overzicht in je boekhoudkundige administratie.

Om een goed zicht te hebben in je boekhouding, hou je volgende administratie best gestructureerd bij:

• aankoopboek, waarin je al jouw aankoopfacturen bewaart;
• verkoopboek waarin je al jouw verkoopfacturen bewaart;
• dagontvangstenboek, hierin hou je de verkopen zonder factuur bij;
• bedrijfsmiddelen aankopen in functie van je bedrijf.

Zo zorg je er ook voor dat de fiscus jouw boekhouding niet in twijfel trekt.

Deze voorbereiding kan jouw boekhouder gebruiken om de volgende administratie op te maken:

• De btw-aangifte, dit kan je maandelijks doen maar de meeste starters verkiezen om hun btw per kwartaal aan te geven. Je vult zowel de ontvangen btw ( verkoopfacturen) als de betaalde btw ( aankoopfacturen) in Het verschil tussen beide stort je door aan de btw-administratie. Het kan zijn dat je een decembervoorschot moet betalen, dit is afhankelijk van je btw-aangifte in het derde kwartaal. Is deze btw-aangifte positief dan betaal je geen voorschot anders wel.
• Jaarlijkse klantenlisting of btw-listing is een lijst van alle Belgische btw-plichtige bedrijven, die klant waren bij jou voor meer dan €250,-. Voor 31 maart meld je voor elke klant de volgende zaken:
  • btw nummer;
  • totale omzet exclusief btw;
  • totale btw- bedrag.

Dankzij je dagontvangsten, aankoop- en verkoopboek krijg je een zicht op de ontvangen en de af te dragen btw.

Wil je de btw terugvorderen dan zijn hier nog 2 regels, die we je meegeven.

1. Je kan enkel btw aftrekken als het over professionele aankopen gaat. De scheidingslijn is niet altijd zuiver. Je gebruikt je laptop of smartphone ook privé. Je mag zelf kiezen welk percentage je aangeeft voor beroepsmatig gebruik. Wees hier realistisch in want de fiscus controleert hier streng op. Soms heeft de btw-administratie bepaalde methoden om het beroepsgebruik te bepalen.
2. Men spreekt ook van verworpen uitgaven, dit houdt in dat je de btw slechts gedeeltelijk of niet mag aftrekken. Bekijk dit goed met je boekhouder.