Contact

Een pop-up starten in 7 stappen

Een pop-up shop of pop-up bar geeft jou de mogelijkheid om je producten of diensten tijdelijk op de markt te brengen. Je vermijdt er de langetermijnverplichtingen van een klassieke winkel of horecazaak mee. Handig als je een merk of concept wil testen, een nieuw product lanceert of wil profiteren van seizoensgebonden verkoop.

Flexibel en kostenefficiënt is een pop-up beginnen alleszins. Maar hoe richt je er één op? En waar hou je allemaal rekening mee? Je vindt het in het handige stappenplan van Acerta.

Dit moet je weten voor je begint

Wat is een pop-up?

Een pop-up is een tijdelijke handelsruimte die je voor een korteperiode huurt. Dat kan voor een periode van een paar dagen tot enkele maanden. Je vindt ze vooral in de retail maar ook de horeca, kunst en cultuur maakt er gretig gebruik van.

Ook voor eigenaars van webshops is een pop-up zaak een manier om hun onlineactiviteiten aan te vullen. Via een fysieke winkel verkennen ze nieuwe markten, testen ze een nieuw productgamma of profiteren ze extra van de seizoenskoopjes.

Een pop-up store starten: niks dan voordelen?

De groeiende populariteit van pop-up winkels heeft verschillende redenen. Het is vooral de flexibiliteit die aantrekkelijk is. Je zit niet vast aan een langdurig huurcontract en kan ook snel inspelen op nieuwe kansen in de markt.

Een pop-up store starten kost vaak ook minder dan een traditionele winkel. Dat maakt het ook financieel voordelig, zeker voor startende ondernemers of merkeigenaars die een nieuw concept willen testen.

Daarnaast spreekt het tijdelijke en soms exclusievekarakter van een pop-up aan. Merken profiteren van verhoogde zichtbaarheid in het straatbeeld. Wat zich soms ook vertaalt in extra verkeer naar je eventuele website of webshop.

Zijn er nadelen aan een pop-up?

De tijdelijke aard van een pop-up betekent ook dat je je doelstellingen in een beperkte periode moet behalen. Dat zet heel wat druk op jou, je marketingcampagnes en verkoopinspanningen. Is de pop-up een hit, moet je misschien sneller dan je denkt op zoek naar een nieuwe (vaste) locatie. Dat betekent ook extra werk en kosten.

Hoewel de kosten voor huur vaak een stuk lager liggen dan bij een traditionele winkel, zijn de opstartkosten meestal hoog. Je wil de ruimte inrichten volgens de stijl van je merk, hebt misschien tijdelijk personeel nodig en moet de nodige vergunningen aanvragen.

Ook operationeel gezien is een pop-up runnen een hele uitdaging. Je moet in een korte tijd erg veel regelen en moet flexibel zijn om in te spelen op onverwachte problemen. Denk bijvoorbeeld aan vertragingen bij leveringen of technische storingen.

Hoeveel startkapitaal heb je nodig om een pop-up te starten?

Huurkosten zullen een grote hap uit je budget nemen. Het aantal oppervlakte heeft invloed op de huurprijs maar ook de locatie en de huurtermijn. Grote steden zoals Brussel, Antwerpen en Gent zijn meestal duurder dan kleinere steden en landelijke gebieden. Weet ook dat verschillende steden zoals Kortrijk en Leuven initiatieven hebben gelanceerd om pop-ups te ondersteunen.

Een tweede grote kost is de aankleding van je tijdelijke zaak. Het grote voordeel van een fysieke winkel is dat je klanten – nog meer dan op een website of webshop - een onvergetelijke ervaring kan bieden. Je inrichting, decoratie en verlichting speelt daarbij een cruciale rol.

Moet je personeel aannemen om je pop-up winkel of pop-up bar te runnen, hangt hier ook een prijskaartje aan vast. Je sociaal secretariaat maakt je wegwijs in alle kosten die daaraan zijn verbonden.

Daarnaast zijn er enkele praktische kosten het vermelden waard. Je zal namelijk een kassasysteem nodig hebben om makkelijk bij te houden wat je hebt verkocht. Ook wil je voldoende opslagruimte in de buurt om na een drukke dag de pop-up store opnieuw aan te vullen.

Als laatste zijn er de standaard vaste kosten zoals nutsvoorzieningen en internet. Let ook op als je muziek afspeelt in je pop-up zaak. Dan betaal je een vergoeding aan Unisono (Sabam).

Heb je een vergunning nodig om je pop-up te starten?

Afhankelijk van de activiteiten van je pop-up heb je bepaalde vergunningen nodig.

“Deze vergunningsplicht geldt niet voor tijdelijke handelszaken die een bestaand vergund gebouw in gebruik nemen voor minder dan 90 dagen (indien niet in overeenstemming met de stedenbouwkundige voorschriften) of minder dan 180 dagen (indien wel in overeenstemming met de stedenbouwkundige voorschriften) per jaar. Het gebouw moet de andere dagen van het jaar beschikbaar zijn voor ingebruikname door andere functies.” (bron: VLAIO)

Je pop-up winkel formeel beginnen

Als zaakvoerder van een pop-up ben je een ondernemer. En dus heb je een ondernemingsnummer nodig, mocht je er nog geen hebben. Zo’n nummer krijg je door je in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen of KBO.

Ook je btw-nummer laat je voor je start activeren. Hierdoor zet je een btw-bedrag (meestal 21%) op facturen. Elk kwartaal dien je een btw-aangifte in en stort je het btw-bedrag van het afgelopen kwartaal naar de staat.

Niet alle ondernemingen zijn btw-plichtig. Er bestaan ook vrijstellingen, bijvoorbeeld voor kleine ondernemingen met een jaaromzet lager dan € 25.000. Met deze vrijstelling ben je niet langer verplicht om een kwartaalaangifte in te dienen. Je rekent geen btw aan maar kan ook btw van aankopen niet recupereren.

Een laatste verplichting is je aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds. Zo bescherm je je sociale zekerheid als zelfstandige. In ruil betaal je elk kwartaal een sociale bijdrage.

Afhankelijk van de rechtsvorm van je onderneming – een eenmanszaak of een vennootschap – zijn er nog andere verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het verplichte financieel plan en dito notariële akte voor de oprichting van een BV en NV.

Weet je niet welke ondernemingsvorm het beste bij je plannen past?

De handige test van Acerta helpt je de juiste keuze maken.

Je pop-up starten in bijberoep

Heb je een job in loondienst die je behoudt tijdens de looptijd van je pop-up zaak? Dan ben je zelfstandige in bijberoep. Om als ‘bijberoeper’ beschouwd te worden, moet je aan enkele voorwaarden voldoen:

  • Je bent voor minstens 50% van een voltijdse tewerkstelling in dienst als arbeider of bediende.
  • Als ambtenaar moet je naast die 50% van een voltijdse tewerkstelling die job ook voor een periode van ten minste 8 maanden of 200 dagen uitoefenen. Plus, je hebt uitdrukkelijke toestemming nodig van je werkgever.
  • Als leerkracht met een vaste benoeming moet je minstens 60% van een voltijdse functie uitoefenen. Heb je geen vaste benoeming, volstaat 50%
  • Heb je geen vaste functie maar werk je op interimbasis, moet je kunnen aantonen dat je minstens 235 uren per kwartaal werkt en onder contract staat op de eerste én laatste dag van dat kwartaal.

Ontvang je een werkloosheids- of ziekte-, of invaliditeitsuitkering, of ben je al op pensioen? Dan zijn er nog andere bepalingen om rekening mee te houden. Heel vaak hangt het af van jouw specifieke situatie of je al dan niet in bijberoep mag of kan starten. Je ondernemingsloket helpt je daarbij.

Alice droomt al jaren van een eigen horecazaak waar ze klanten kan verwennen met zelfgemaakt gebak en heerlijke koffie en thee. Omdat ze de zekerheid van haar voltijdse job niet volledig wil loslaten, besluit ze deze winter een pop-up koffiebar te openen. Die zal enkel open zijn op vrijdag, zaterdag en zondag.

Op maandag wil ze de administratie van de pop-up bijhouden en op dinsdag, woensdag en donderdag werkt ze een volledige dag voor haar werkgever. Dat is 60% van een voltijdse tewerkstelling en dus staat niks Alice nog in de weg om haar pop-up droom te realiseren.

Je pop-up starten in hoofdberoep

Als zelfstandige in hoofdberoep haal je je inkomen voornamelijk uit je zelfstandige activiteit. Hiervoor heb je een onderneming nodig. Die richt je zelf op of je treedt toe tot een bestaande onderneming. Via de activiteiten van de onderneming zorg je zelf voor je inkomen en je sociale zekerheid.

Je bent in België ‘een hoofdberoeper’ als je:

  • Geen andere job hebt naast je zelfstandige activiteit.
  • Minder dan 50% van een voltijdse tewerkstelling hebt als bediende of arbeider.
  • Minder dan 50% van een voltijdse tewerkstelling ambtenaar bent voor een lokale, regionale of federale overheidsdienst.
  • Als leerkracht met een vaste benoeming minder dan 60% werkt.
  • Als leerkracht zonder vaste benoeming minder dan 50% werkt.

Jeroen baat al enkele jaren een goed lopende webshop met allerhande kampeermateriaal uit. Om zijn nieuwe concept rond plasticvrije kampeerartikelen te promoten, werkt hij een plan uit om in de lente een pop-up store te openen.

Omdat hij al zelfstandige in hoofdberoep is en zijn plannen in het verlengde liggen van zijn huidige activiteiten, kan hij de pop-up openen onder de vlag van zijn bestaande onderneming.

Eerste Hulp Bij Opstarten

Heb je vragen over je statuut? Wil je meer weten over je verplichtingen als zelfstandige in bijberoep of hoofdberoep? Weet je niet goed welke ondernemingsvorm bij je past? De experten van Acerta geven duidelijke antwoorden op al je ondernemersvragen.

Omdat je bij ons zowel een ondernemingsloket als een sociaal verzekeringsfonds vindt, kunnen we jou bij alle administratieve verplichtingen helpen. Van je inschrijving bij de KBO en de activering van je btw-nummer tot je aansluiting bij Acerta sociaal verzekeringsfonds. Wij zorgen ervoor dat je pop-up aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Bovendien krijg je als starter de nodige ondersteuning. Aan de laagste prijs op de markt!

Location, location, location.

Als er een aspect is dat je pop-up zal maken of kraken, is het wel de locatie. Net omdat je maar voor een korte periode in het straatbeeld zal te zien zijn, wil je het onderste uit de kan halen. Hou deze tips in je achterhoofd:

  1. Kies een locatie op basis van waar je doelgroep zich bevindt. Een drukke winkelstraat of een evenement bijvoorbeeld.
  2. Zorg voor een toegankelijke, goed bereikbare locatie. Liefst zowel met de auto als het openbaar vervoer.
  3. Schakel de hulp in van online platformen zoals The Box, NomadNess, Pop this Place en Spacified. Ze verbinden verhuurders en ondernemers met pop-upplannen met elkaar.
  4. Controleer of je gekozen gemeente of stad specifieke pop-upinitiatieven heeft gelanceerd. Zo is er ‘Kortrijk Zaait’ en ‘Popstart Leuven’.  

Je hoeft bovendien niet per se een pand in een drukke winkelstraat te huren. Er bestaan nog manieren om een pop-up te openen. Denk bijvoorbeeld aan pop-ins. Dat zijn kleine winkels in een grotere winkel of hotel. Ook galerijen of evenementen zijn een ideale plek voor een pop-up.

Je pop-up inrichten

Om snel een blijvende indruk na te laten is de inrichting en uitstraling van je pop-up cruciaal. Je wil dat je concept direct duidelijk is en je product er direct uit springt. Alles in consistentie met je huisstijl. Zo zorg je voor herkenbaarheid en versterk je de merkbeleving.

Daarnaast is de klantbeleving in een pop-up erg belangrijk. Je krijgt daartoe ook vele kansen. Een pop-up leent zich voor interactie via workshops of proevertjes. Allemaal acties die de betrokkenheid van klanten vergroten.

Weet dat je binnen je huurcontract verbouwingen mag laten uitvoeren. Je brengt de eigenaar van je pand wel eerst op de hoogte van de werken. Ook bekijk je op voorhand welke bepalingen er in je contract staan. De eigenaar kan je vragen om op het einde van het contract de ruimte in originele staat achter te laten.

Verzekeringen voor jouw pop-up

Verplichte verzekeringen

Je zal in de meeste gevallen verplicht zijn om een brandverzekering af te sluiten. Het huurcontract dat je hebt afgesloten, bepaalt dat.

Niet-verplichte verzekeringen

Wanneer je huurt, kan de verhuurder van het pand ook eisen dat je je eigen aansprakelijkheid verzekert als je verbouwingswerken uitvoert. Dit zowel ten aanzien van derden als van elkaar. De verhuurder heeft het recht om de werken te laten stilleggen als je niet op tijd een verzekeringscontract en bewijs van betaling van de premie hebt voorgelegd. Lees alle bepalingen ook na in het decreet houdende huur van korte duur voor handel en ambacht. 

Daarnaast zijn er nog enkele niet-verplichte verzekeringen dieje als ondernemer beschermen op toekomstige risico’s.

  • Verzekering gewaarborgd inkomen

Met een verzekering gewaarborgd inkomen bescherm je jezelf tegen inkomensverlies door ziekte of invaliditeit. Je ontvangt dan een extra maandelijkse uitkering naast die van het ziekenfonds.

  • Aanvullend Pensioen voor zelfstandigen

Wanneer je op pensioen gaat, wil je graag comfortabel blijven leven. Kies daarom voor een VAPZ of SVAPZ als aanvulling op je wettelijke pensioen. Geen verplichting maar een welkom extraatje na je carrière.

Ook dit is geen verplichte verzekering. Je dekt er de financiële risico’s bij schade aan derden of nalatigheid mee.

Via Acerta en onze partner KBC breng je al je verzekeringen voor jouw pop-up in één keer in orde. 

Een pop-up in een vingerknip

Nu je de beslissing hebt genomen om een pop-up te starten, kan het niet snel genoeg gaan. Gelukkig begrijpen onze experten dat. Ze staan te popelen om je pop-up dromen te helpen verwezenlijken.

Bij ons kan je terecht voor:

  • je inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
  • je aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds van Acerta. 
  • je aanvraag en activatie van je btw-nummer.
  • je aanvraag van vergunningen en verzekeringen. 

Start waar en wanneer je wil

Acerta regelt het graag voor jou online. Liever een afspraak via videocall of op kantoor? Dat kan ook!