Vraag wanneer je werknemers vakantie willen nemen.
De vakantie: wie kijkt er nu niet keer op keer naar uit? Even de zorgen van het werk vergeten en de batterijen opnieuw opladen. Alle werknemers onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid hebben recht op 20 of 24 vakantiedagen per jaar als ze respectievelijk in een vijf- of zesdagenweek werken. Deze moeten opgenomen worden voor het einde van het jaar, dus voor 31 december om precies te zijn. Zowel werkgevers als werknemers mogen geen vakantiedagen overdragen naar het volgende jaar. Toch komt dit in de praktijk regelmatig voor, ondanks het ontbreken van een wettelijke grondslag. Wat schrijven de regels inzake de jaarlijkse vakantie hieromtrent nu precies voor? We sommen de kernpunten voor je op.
Hoe zit de regelgeving inzake de jaarlijkse vakantie in elkaar?
Om te beginnen is het belangrijk even het verschil te verduidelijken tussen de begrippen ‘vakantiedienstjaar’ en ‘vakantiejaar’. In het vakantiedienstjaar bouwt een werknemer vakantierechten op. De uitoefening van de opgebouwde rechten vindt vervolgens het daaropvolgende jaar plaats, met name in het vakantiejaar. Stel dat een werknemer in 2020 voldoende werkt en zo 20 of 24 vakantiedagen opbouwt, dan kunnen die in 2021 opgenomen worden. En de opname moet strikt voor 31 december 2021 gebeuren, want een overdracht is zoals gezegd niet mogelijk. Het kan dat je werknemers door tijdelijke werkloosheid wegens Corona weinig vakantie hebben genomen en nog veel vakantiedagen hebben staan. Dat neemt niet weg dat je werknemers ook in Coronatijden alle vakantiedagen moeten opnemen voor het einde van het jaar.
Wat als de werknemer niet alle vakantiedagen opneemt voor het einde van het jaar?
Het kan zijn dat een werknemer door omstandigheden een aantal vakantiedagen niet heeft opgenomen voor het einde van het jaar. Een overdracht naar het daaropvolgende jaar behoort niet tot de mogelijkheden, maar wat gebeurt hier dan mee? Er bestaan twee hypotheses. Stel dat je als werkgever aan de werknemer niet de kans geboden hebt om de vakantiedagen op te nemen, dan moet je die uitbetalen. Als de werkgever daarentegen kan aantonen dat de werknemer de vakantiedagen wel had kunnen opnemen, dan moet er geen uitbetaling plaatsvinden.
Wat kan je als werkgever doen om een uitbetaling van vakantiedagen te vermijden?
Als werkgever wil je natuurlijk een uitbetaling van vakantiedagen vermijden. Hoe doe je dat? Een werkgever gaat best eens op tijd praten met de werknemers die nog heel wat vakantiedagen hebben staan. Vraag ernaar wanneer ze van plan zijn deze op te nemen en wijs hen erop dit zo veel als mogelijk vast te leggen. Zo vermijd je op het einde van het jaar discussies met werknemers die beweren dat ze de kans niet gekregen hebben om de vakantiedagen op te nemen. En zo behoed je jezelf als werkgever voor een hele resem aan uitbetalingen. Een verwittigd werkgever is er twee waard.