Vakantie nemen, hoe moet je dat doen? En kun je dat veranderen?

In Corona-tijden is deze vraag relevant. Vaak hebben werkgevers in deze periode flink wat minder werk maar naarmate de toestand zicht normaliseert, komt er misschien een explosie aan opdrachten. Voor deze ondernemingen is het interessanter dat hun werknemers nu zo veel mogelijk vakantie nemen. Aan de andere kant lijden werknemers die tijdelijk werkloos gesteld worden, in veel gevallen en ondanks een verhoogde werkloosheidsuitkering, financieel verlies. Dat kan voor een werknemer een reden zijn jaarlijkse vakantie te verkiezen boven tijdelijke werkloosheid.

Corona werkt het risico in de hand dat werknemers hun vakantiedagen gaan opstapelen. Voor zover het financieel plaatje geen probleem vormt en voor zover een werkgever hem niet oproept, kan een werknemer die tijdelijk werkloos is, doen met zijn tijd wat hij wil. Er is in dat geval geen behoefte aan vakantie. Aan het einde van het jaar is het niet uitgesloten dat er nog een belangrijk saldo aan vakantiedagen overblijft, wat eigenlijk niet de bedoeling is. Dit vermijden kan door goede afspraken te maken met de werknemersvertegenwoordigers of de werknemer(s) zelf. Maar hoe moet je die afspraken maken?

Wanneer werknemers precies vakantie moeten nemen, is wettelijk geregeld. De overheid vond dat het vastleggen dan de vakantiedata in de eerste plaats een collectieve aangelegenheid moet zijn.

In de eerste plaats zijn het de sociale partners binnen het paritair comité die bepalen wanneer vakantie genomen wordt. De meest gekende is in dit verband de bouwsector, maar daarover dadelijk meer.

Voor het overige spreken de meeste andere sectoren niets af over het collectief opnemen van vakantie. Dan is het volgens de wet aan de bedrijven om deze data te regelen. Maar ook wanneer de onderneming collectief wenst te sluiten, is het niet de werkgever die eenzijdig deze data kan vastleggen. De beslissing over wanneer de onderneming sluit wegens jaarlijkse vakantie is de verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad, een orgaan waarin zowel de werkgever als de werknemers vertegenwoordigd zijn. Beide partijen moeten tot een akkoord komen. Is er geen ondernemingsraad, of neemt die geen beslissing, dan is deze rol weggelegd voor de syndicale afvaardiging. Is er ook geen syndicale afvaardiging, dan moeten de data waarop collectieve vakantie wordt genomen afgesproken worden tussen de werkgever en alle werknemers. Dit is moeilijk op een efficiënte manier te regelen, zeker in bedrijven met een groot aantal werknemers. In de praktijk doet doorgaans de werkgever een voorstel dat, door het uitblijven van reactie van de werknemers, geacht wordt impliciet aanvaard te zijn.

Ook in Coronatijden blijft deze manier van werken overeind: als de collectieve vakantie is vastgesteld zoals in de vorige alinea werd uitgelegd, blijft dit akkoord bestaan. Wil je als werkgever hier iets aan veranderen, dan gaat deze verandering moeten gebeuren volgens dezelfde weg als het akkoord tot stand kwam. Heeft de ondernemingsraad de vakantie vastgesteld, dan kan diezelfde ondernemingsraad daar een andere beslissing over nemen. Werd de vakantie vastgesteld door de syndicale afvaardiging, dan kan diezelfde syndicale afvaardiging een andere beslissing nemen. Eenzijdig kan je als werkgever daar niet op terugkomen, toch niet volgens de huidige wetgeving.

Het collectief afspreken van vakantie is geen noodzaak. Wanneer de sociale partners op het niveau van de sector geen data hebben afgesproken, mag een onderneming er gerust voor kiezen om iedereen zijn vakantie individueel te laten opnemen.  Dat verandert niets aan het beginsel: vakantie nemen moet het resultaat zijn van een akkoord tussen werkgever en werknemer. Noch de werkgever, noch de werknemer kan hierover zijn wil aan de ander opleggen. Beide partijen moeten hierover tot een akkoord komen. 

Een akkoord, dat is de rode draad. Vakantie nemen is een (collectief) akkoord tussen werkgever en werknemer(s). Eens dat akkoord er is, kunnen dezelfde partijen die het gesloten hebben, een nieuw akkoord sluiten om het vorige te veranderen.

Lukt dat niet, dan kan in het uiterste geval een rechtbank hierover uitspraak doen. De meest gerede partij, laten wij dit eenvoudig weergeven als ‘degene die zijn gelijk wil halen’, moet hiertoe het initiatief nemen. Dit blijft een stok achter de deur die in realiteit nagenoeg niet gebruikt wordt.

Eigenlijk is het paritair comité het hoogste niveau dat mag beslissen over het moment waarop vakantie genomen wordt. De sociale partners van het paritair comité moeten een beslissing nemen ten laatste op 31 december van het jaar dat het jaar van de vakantie voorafgaat. M.a.w. de sociale partners moesten op 31 december 2019 de vakantiedata voor 2020 vastgelegd hebben. Zij moesten de Minister van Sociale Voorzorg van hun beslissing op de hoogte brengen.

De sector die het meest gekend is om collectief de vakantiedata af te spreken, is de bouwsector, maar eigenlijk is dat niet zo een goed voorbeeld. De bouwsector adviseert alleen maar wanneer de verschillende bedrijven moeten sluiten wegens jaarlijkse vakantie. De sector verplicht zijn ondernemingen niet deze data te respecteren, maar in de praktijk worden die goed nagekomen. Andere data dan degene die de sector heeft vastgesteld, zijn mogelijk. Opgelet: de RVA gaat er van uit dat de werkgevers uit de bouwsector op de dagen die door de sector werden vastgelegd, vakantie gaan nemen. Werkgevers die getroffen zijn door tijdelijke werkloosheid wegens overmacht, worden verondersteld op de collectief afgesproken vakantiedagen ook vakantie toe te staan. De werknemers krijgen voor die tijd geen werkloosheidsuitkeringen op grond van overmacht.

Om deze vakantieregeling op de goede manier te organiseren, heeft de overheid enkele principes opgenomen in de reglementering:

• vakantie moet opgenomen zijn voor 31 december. Dit is een principe waartegen in de praktijk regelmatig gezondigd wordt;
• de vakantie van gezinshoofden, begrijp dit als, werknemers met kinderen, zou bij voorkeur toegekend moeten worden tijdens schoolvakanties;
• voor werknemers jonger dan 18 jaar zou tussen 1 mei en 31 oktober toch een aaneensluitende vakantie van 3 weken, voor 18-plussers in dezelfde periode een aaneensluitende vakantie van 2 weken gegarandeerd moeten worden, bij voorkeur op een moment dat de tijd aan productie besteed maximaal gevrijwaard wordt;
• vakantie nemen met halve dagen mag wanneer een werknemer toch al maar een halve dag zou werken en hij wil die halve dag vrij nemen. Maar ook als de werkgever zich niet verzet tegen het nemen van vakantie in halve dagen, is er eigenlijk geen probleem.

Deze principes kunnen op het niveau van de onderneming nog aangevuld worden. Zo kan er een beurtrol voorgesteld worden voor het nemen van vakantie in een bepaalde periode, maar dit is slechts een voorbeeld. Andere systemen zijn mogelijk.

Het is in elk geval aan te raden de vakantiedagen, of het nu collectief of individueel te nemen dagen zijn, te registreren op een vakantiekaart. Of deze kaart op papier of elektronisch bijgehouden wordt, maakt niets uit. Het grote voordeel van deze registratie is dat zowel werkgever als werknemer op elk moment een overzicht hebben van de genomen en de nog te nemen dagen.

Over het nemen van vakantie, zeker collectieve vakantie, nemen de belanghebbenden gewoonlijk tijdig een beslissing. Voor dat Corona en de maatregelen om dit virus te bestrijden draconische vormen aannamen, waren al heel wat akkoorden gesloten. Daar moeten de partijen misschien op terugkomen. Onderhandelen is de boodschap.